メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有

2015/07/03 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像皆さんは仕事でメールを使っていますか?多くの方が「はい」と答えると思います。いわゆる社内ソーシャルが注目を浴びて久しいですが、まだ多くの企業で多くの業務連絡がメールで行われています。

「メールでは情報共有に限界があります。社内SNSを導入してメールの不満を解消しましょう。」

…そんな宣伝文句を見聞きすることも多いですが、「社内SNSは定着しにくい」「やっぱりメールはやめられない」という話もしばしば耳にします。

そこで今日は、メールによる業務スタイルをそのまま残しつつ、それをバックアップする形でTeamPageを導入し、社内の情報共有をする方法をご紹介します。

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メールをやめられない理由

どうしてメールをやめられないのでしょうか? その最大の理由は、1) 社内外コミュニケーションに必須のメールを今更やめられないからであり、2) 新しいツールに代えたくても導入コストが大きいからです。

いったんメールによる情報共有が文化として根付くと、抜け出すのはきわめて困難である。メールは組織内のみならず、組織外の情報伝達ツールとして必須となっているからだ。また、年配の方に新たなツールの操作を覚えてもらうのは敷居が高い。せっかくメールを使えるようになったのに、さらにグループウェアやSNSを覚えるのか、という話になるのがオチだ。

引用元 ascii.jp/elem/000...
情報共有ツールとしてのメールをなくすのはもうあきらめよう
風通しを良くしすぎない日本型の情報共有ツールはどこに?
大谷イビサ/TECH.ASCII.jp 2012

皆さんも、多くの業務において、自分宛てのメールを確認することが最も優先されることとなっているのではないでしょうか。皆さんがメールを送る相手もきっと同じはず。つまり、メールを優先する文化をお互いに共有しているわけですね。メールをやめるなんて、本当にできるのでしょうか。

メールをやめず、メールを補う

「メールをやめて、社内ソーシャルに乗り換えましょう」のように、メールと社内ソーシャル ツールは、二者択一の、対立するツールのように描かれがちです。しかし、TeamPageは対立するツールではありません。TeamPageは、メールで投稿できることを(も)特徴としており、ちょっとした「プラス」で簡単に情報共有を実現できます。そのプラスとは…

メールを送る時に、CCにTeamPageのメールアドレスを追加するだけ

…です。これなら簡単ですし、負担もありませんよね。

TeamPageにCCで送信する

社外の人も巻き込める

社外とのメール業務連絡も、TeamPageに投稿して、共有、管理できます。

社外の人も新たなことを覚える必要はありません。TeamPageの投稿アドレスがCCに含まれたメールに「全員に返信」すれば、自動的にTeamPageにCCで送信されて自動的に蓄積されていきます。

画像

メールのやりとりは自動的にTeamPage上でスレッド化されますので、いつでも過去にさかのぼって経緯を確認できます。タグや検索で見つることも容易です。

メールの投稿権限は閲覧や編集とは別のものです。蓄積データを社内(の一部)だけで共有することも、社外に公開することもできます。

自動でまとめて、関係者に配信してくれる

TeamPageに投稿されたとき、すぐにメールで通知を受けることもできます。自分が担当している案件に取引先からメール投稿があったときなど、リアルタイムで通知を受けたい場合に便利です。

しかし、投稿されるすべての情報をリアルタイムで受け取っていたら、通知の数が多くなって大変です。

そこで、ダイジェスト機能を使います。ダイジェストは、前回配信時からの新着や更新を自動的に整理して日報としてメール配信してくれる機能です。自分が担当しているわけではない案件は、一日一回、全体をザッと眺めて「何となく動向をつかむ」程度で良いことが多いと思います。そんな用途にぴったりです。

ちなみに、ダイジェストの配信頻度は、ユーザーごとに変更・追加できます。一日何回でも週一回でもOKです。必ずしも「日報として」配信されるわけではないのですが、ここでは分かりやすいように「日報」と表現しました。

ダイジェストのサンプル

まとめ

社内ソーシャルという言葉には、メールとはまったく別のツールであるかのような響きがあります。情報共有やメールの削減ないしは廃止を目的に社内ソーシャル導入を検討している方もいらっしゃるかもしれません。

たしかに社内ソーシャル ツールとメールとはかなり異なるツールではありますが、TeamPageならばメールの延長としてもっと手軽に使えますよ、というご紹介をいたしました。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

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