ライス大学 - カーボン ナノテクノロジー研究所(Carbon Nanotechnology Lab:CNL)
ライス大学のカーボン ナノテクノロジー研究所は、調査プログラム チームの情報交換に Traction Software 社の TeamPage を採用しました。その主要なスポンサーである DARPA からは毎週、非常にタイトな納期での依頼があります。TeamPage を使うことでチームはタスクを共有し、そのマネージャである Howard Schmidt がチームを効果的に運営し、またスポンサーの信頼を勝ち得ています。同製品の導入により実行時間と結果の品質において相当な見返りを得ています。
研究所
ライス大学の量子研究所(RQI)は、量子現象に関係する研究と高度な教育を専門とする科学者、技術者の集まりとして有名です。その中にカーボン ナノテクノロジー研究所(CNL)があります。CNL では、炭素を素材中心とするナノテクの研究が行われています。ナノテクノロジーとは、おおざっぱに言うと 1から 1000 ナノメータの範囲の機能構造体に関する研究で、1原子単位での化学物質、バイオ物質の創造がベースとなります。
課題
2004 年後半、CNL はとても世間の目を引くプロジェクトに対して DARPA の基金支援を受け、効率的でスムーズなレポートの促進、30 人以上の研究者、博士号取得者、教授、学生たちの納期の厳しい高度なプロジェクトの進捗交換が要求されるようになりました。
TeamPage 導入以前は、特定のプロジェクトの進捗交換は Email で行われていました。Email による情報交換では意図しないことではありましたが、多くのプロジェクト メンバーがかやの外におかれ、その研究に大きな影響を与えるプロジェクトの詳細をつかむことができずにいました。また、大事な事は研究所の「研究ノート」に記載されますが、その共有は難しく、研究者は特定プロジェクトの進捗詳細をなかなか把握できない状況でした。
CNL の執行役員で、プログラム主任である Howard Schmidt は、このままのコミュニケーションではうまくいかない、新しい効率的なコミュニケーションの必要性に気づきました。彼自身が DARPA に毎週報告をしなくてはならない、という切実な必要性もありました。最新の詳細な進捗をつかむために多くの人を巻き込み、その時間を消耗させることはできません。Schmidt は新しい方法を求めました。
新しいソリューションとその結果
Schmidt は、彼が報告を受ける事になっている8つのプロジェクトを横断的に管理できるプロジェクト マネジメント システムを必要としていました。彼は、ロータス ノーツより優しく実装、運用でき、しかも取りまとめやすく、議論と報告のできるコミュニケーション・コラボレーション ツールを探しました。これらの要求を満たすものとして、Schmidt は Traction Software 社の TeamPage(エン
タープライズ ブログ)を選択しました。購入後 90 分でセットアップを終え、使用を開始し、そしてそのツールがとても使いやすいものだと感じました。
TeamPageは、コラボレーションを劇的に変え、現場でのコミュニケーションに多いに貢献しています。新しいプロジェクトマネジメントシステムとして使われています。研究者たちは一元管理されるサーバーの中で、いろいろなソースからくる文脈依存の高いコンテンツ(研究情報)について対話し、共有し、統合とリンクでコミュニケーションを行っています。
Email の時代と比較して、同氏は相互のコメントにより研究者たちはより思慮深くなり、レポート品質が向上した、と感じています。 Schemidt は、TeamPage が自動的に生成するダイジェスト メールを使い、研究者全員が知らなくてはならない前日の研究成果を纏めて配布しています。
TeamPage を使い、チームの活動とプロジェクトの日々の前進をトレースする事により、プロジェクトスピードが 3 倍になり、プロジェクト完遂までの時間の大幅減を実現しています。また、 TeamPage による情報共有は、研究プロジェクトに不可欠な「新しいアイデア」の創造が見られるようになりました。
研究所内の 8 つのプロジェクトで 55 人以上が TeamPage のユーザー コミュニティに参加している現状に、Schmidt は興奮気味に次のように話をしてくれました。TeamPageは、研究の品質を向上し、完成までの時間を減少し、そしてマネジメント レポートを改善してくれた、と。