人材派遣会社 － 営業日報や対応状況のリアルタイム共有

東京都にある人材派遣業のD社では、人材コーディネーターや人材カウンセラーなどと呼ばれる営業部員が、毎日の業務活動をExcelの日報テンプレートに記入し、印刷して上司に提出していました。しかし、過去の日報との関連付けが難しいために活用しにくく、社内での情報共有が進まず、派遣先でのトラブルへの対応が後手に回ることがたびたびあり、社の評判が落ちることが懸念されました。

たくさんの派遣スタッフの、クレーム、トラブル、トピック、事件などの情報をリアルタイムで吸い上げて処理する仕組みが必要と感じていました。また、どのように処理したかというプロセスの記録を残したかったのです。

そこで、日報の投稿、日報の共有、日報へのコメントが誰でも簡単にでき、しかも権限設定によって「見える・見えない」を細かく設定できるTeamPageを導入しました。

下記はD社アンケートの抜粋です。

1. 企業プロフィール、部署を教えてください

主な業務内容：労働者派遣事業および有料職業紹介事業
従業員数：70名

2. 導入前の問題や課題は何でしたか？

従来、社員は1日1枚、コンタクトした企業やその内容をExcelの報告書にまとめることになっていましたが、これには以下のような問題がありました。

• リアルタイムの情報共有ができていない。
• タイムリー性がない。
• 蓄積できない。
• 流れが遅い（現場担当から部長まで情報が伝わる時間）。
• 緊急のものは随時至急で出しているが、メールだと収集がつかない。
• 部署により書類記入が徹底されるところとそうではないところがある。
• 報告書以外に口頭ベースで個別に報告されるが、部長レベルまで情報としてあがってこなかったり、きた頃にはかなり大問題になっていたりする。
• 課長からの戻りが一週間遅れになることも多い。
• きちんと報告する習慣ができていない。
• ペーパー報告書は、エクセル表の字が小さくて見づらい。
• 派遣スタッフ 1,200 人の情報（クレーム、トラブル、トピック、事件）をリアルタイムで吸い上げて処理する仕組みがほしい。またどのように処理したかというプロセスを残したい。

3. 導入により実現したかったことは何でしたか？

これらを改善し、以下のような状態を実現したいと考えました。

• 情報の共有化と整理をしたい。
• 社内のコミュニケーションをよくしたい。
  • 課と課とあいだ
  • 部と部のあいだ
  • 縦ライン
• 派遣先（得意先）の情報や派遣スタッフの情報の蓄積をしたい。
• 派遣先からのクレーム、派遣スタッフからのクレームなどトラブルや接触の事例を残したい。
• 社員へのお知らせ、適切な業務指示、顧客からの引き合い情報をタイムリーに共有したい。

4. 導入検討期間はどのくらいでしたか？

トライアル版の使用含め、約半年です。

5. どのような効果が生まれましたか？

• 営業日報も兼ねているので、情報のキャッチUP が早くなった。
• 報告に対してのコメントのやりとりが情報として残せるようになった。

6. 導入に至るまでに障害となったことは何ですか？

特にありません。

7. なぜTeamPageを選択しましたか？

他社製品も検討はしましたが、ぴったりなものがありませんでした。

8. 導入推進担当者は何名ですか？

実質、担当者2名で進めました。

9. 運用開始時のユーザ数は何名ですか？

当初1ヶ月のパイロットランを23名で開始して、その後現在は62名で利用しています。

10. ユーザのトレーニングはどのように実施していますか？

• 必要に応じて適宜
• 使いたい機能を使用する際に

11. 今後、TeamPage をどのように活用していきたいですか？

• 導入から2年が経過し、情報がある程度蓄積できてきたが、収集したデータをいかに効率的に営業活動に生かせるか。
• 社内コミニュケーション ツールとしての完成度の向上。
• 社内の情報共有のインフラにしたい。