クリス=ナズム Hyperkult 2015 会議ビデオ「思い出をたどり上げる旅」

2016/05/16 · · 投稿者 Takashi Okutsu

Logo昨年7月のブログ記事で、当社CTOのクリス=ナズム (Christopher Nuzum) が独リューネブルク大学のHyperkult 2015 会議で行った講演についてお伝えしました。 この度、その時のビデオが公開されましたのでお知らせします。

この講演の中で、クリスは、ハイパーテキストの歴史、実践における経験、そしてTeamPageとジャーナルの設計思想などについて語っています。

ビデオを視聴するにはここをクリックしてください。(Google ChromeおよびIE10以前のバージョンでは、Adobe Flash Playerが必要です。)

Christopher Nuzum: Tripping up Memory Lane

講演はネイティブな英語で行われています。聞き取りが難しい場合(私も100%は聞き取れません…)は、こちらの講演資料 (PDF, 14.2MB) をご覧ください。

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トラクション・ソフトウェア・インクのリモートワーク環境

2016/04/14 · · 投稿者 Takashi Okutsu

リゾート地でスーツ姿で仕事する男性トラクション・ソフトウェア・インクは、米国の「Traction Software, Inc.」の日本支店です。代表を務める私、奥津の仕事は、主に日本国内の販売やお客様へのサポート提供等ですが、米国本社の業務にもコミットしています。日本からリモートワークしている感覚です。米国のメンバーも、東海岸、西海岸、そしてドイツに分かれています。

そんな私たちがチームとして仕事ができるのは、リモートワークができる環境があるからこそです。そこで、今回は、そんな弊社のリモートワークについて紹介します。

リモートでの基本的な働き方

日本でもリモートワークが新しい働き方として注目を集めるようになりましたが、冒頭に書いたように、私たちのチームではメンバーが世界各地に住んでいるので、リモートワークで繋がることが当然のものと考えられています。

リモートワークが当然なので、事前申請などは必要ありません。働く時間帯も場所も、基本的に各メンバーの裁量に任されています。朝型人間は未明から働いていますし、夜型人間は夜遅くに働いています。

日本支店での代表として営業時間中はいつでも顧客対応できるようにしておく必要があるため、基本的にいわゆる「9時5時」をコアタイムにしています。場所も自宅オフィスが中心です。

よって、皆さんが思い浮かべるであろう「時間は自由、場所はスタバ」のような、モデルケース的リモートワーク環境とはちょっと違うかもしれません。インターナショナルなチームの一員でありつつ、地方の支店に勤務しているイメージに近いと思います。

「9時5時がコアタイム」と書きましたが、必要に応じて時間を変更することもあります。例えば、子供を夕方から病院に連れて行かねばならないような場合です。「その分を別の時間で働かなければならない」という決まりはありませんが、私は前倒しして未明から仕事を始めることが多いです。

下記のライフハッカーに掲載されている、Automattic社で働く高野直子さんのケースは、日本在住スタッフが一人だけという点でも、私たちのチームの環境とよく似ています。

すべての社員がリモートワークの「WordPress.com」運営会社・Automattic社って? 唯一の日本在住スタッフ、高野直子さんに話を聞いた
ライフハッカー[日本版]では新しい働き方の1つとして、「リモートワーク(在宅勤務)」についてこれまで何度か取り上げてきましたが、日本ではいまだほとんど浸透していないように思います。そこで今回は、日本国内でリモートワークを実践している「WordPress.com」の運営会社・Automattic社で働く高野直子さんにインタビューしました。 | ライフハッカー[日本版]
http://www.lifehacker.jp/2015/09/150918takano_wordpress.html

リモートワークに必要な信頼感と誠実さ

このような自由な働き方を人に話すと、多くの方は驚き、「チームとして成り立つのか?」とか「仕事をサボる人もいるんじゃないの?」などと聞かれます。私も働き始めた当初は「こんな自由な働き方で良いのか?」と驚きましたが、その後、すぐに分かりました。

みんな、仕事が好きで、誇りを持っていて、誰もサボらない!

お互いにサボっているか疑うような希薄な信頼感の上にはリモートワークは成り立たないと思います。何故なら、離れている以上、完全な「管理」はできないからです。また、逆に、相手の信頼を裏切らない誠実さが求められます。

後述しますが、私たちは「TeamPage」でお互いの仕事を見える化して共有しています。「見える化」というより「元から見えている」と表現したほうが適切かもしれません。私たちは自分の「やったこと、わかったこと、次になること」をどんどんTeamPageに書いて共有しているので、お互いのことがよくわかっていますし、わかっているからこそ信頼し合えています。

お互いの信頼と仕事に対する誠実さがあれば、距離が離れていても時間が違っていてもチームとしてまとまることができる、というのが私の実感です。

リモートワークで使っているツール

それでは、私たちが普段の仕事で使用しているツールをご紹介します。

常時接続はしていない

Webに公開されているリモートワーク事例を読むと、Google ハングアウトソニックガーデンRemotty を使っていることが多いようです。オフィスとリモートを常時接続して、お互いの様子が分かるようにしたり、気軽に声がけできるようにしたりする工夫をされているようですね。

私たちのチームでは、メンバーのタイムゾーンが異なることもあって、このような顔が見える形での常時接続はしていません。仕事の成果などはTeamPageに投稿して共有していますが、必ずしも相手がすぐに読むとは限りませんので、急用があるとき(リアルタイムで相手を捕まえて話をしたいとき)は、GoogleハングアウトやFaceTimeの文字チャットまたはビデオ通話で会話をします。

コミュニケーション手段 (1) TeamPage

TeamPageのスレッドと近況アップデートの組み合わせ、そしてGoogle Hangouts

TeamPageには、複数の「スペース」と呼ばれる「部屋」のようなものをいくつも作ることができ、その部屋ごとに異なる権限、見た目、機能などを設定できます。

例えば、日本での顧客サポートのトピック、マーケティング、会計報告、営業相談などは、上図の「Japan Biz Office」というスペースで行っています。Proteusスキンの開発は「Proteus」スペース、Webサイトからの問い合わせは「Info」スペース、全員が集うチャットは「Live Blog」スペースなど、スペースごとに役割があり、その役割に応じて権限やメンバーを決めています。

グループウェアなど多くのコミュニケーションツールでは、掲示板、チャット、メール、カレンダーなどの「機能」が初めにありますが、TeamPageでは初めに「スペース」があります。スペースの設計次第で、スペースは掲示板にもなればチャットにもなりますし、そのような「機能」を組み合わせることもできます。ここがTeamPageの柔軟な点でもあり、同時に説明の難しい点でもあります。

上図の左側では、お客様との打ち合わせの中で出てきた新機能のアイディアについて、その実現性などを話し合っています。TeamPageには、普通の記事、タスク記事、近況アップデート記事、スケジュール記事など、さまざまな記事の「種類」がありますが、どの種類でも好きな場所にコメントを付けて話を深められるので便利です。

一方、右側は、近況アップデートを使用したチャット型のコミュニケーションです。トップページの「近況」タブには、全員が読み書きできる「Live Blog」スペースへの投稿だけでなく、その他のスペースの近況アップデート記事も、閲覧権限でフィルタリングされて表示されます。

近況アップデート記事にもコメントしたりタスクを登録したりできるのですが、古い情報がどんどん下へ流れていってしまうため、近況アップデートで話を深めることはあまりしていません。その代わり、「今、○○でDave君と新機能について話をしているから、他のみんなもちょっと読んでみて」のように、注意を促す内容を近況アップデートとして投稿をし、本スレッドへ誘導するようにしています。

チャット型のコミュニケーションは即時性があり、便利ですが、私たちは「近況」を常に見ているわけではありません。「近況」は全員に何かを知らせるには適した場所ですが、いつ読むかは相手次第という共通認識があります。

相手に確実に読んで欲しい場合や返事が欲しい場合は、メンションを使って相手に通知を出すか、相手を担当者に指定したタスクを投稿しています。通知はメールでも相手に配信されるので、他の作業を行っていてTeamPageを見ていない場合でも、すぐに気づけます。

下図は、私が報告したバグの修正タスクが完了になったときのメール通知の例です。メールの差出人の名前が「Dave」なので、「あ、Daveが修正してくれたんだな」とすぐに気がつけるというわけです。

メール通知の例

私宛のメンションのない投稿や私が担当しないタスクの通知は、私には配信されません。したがって、なかなか気が付きません。このような、私が直接関わっていない話(のうち、私の閲覧権限のあるもの)は、毎朝メール配信されるダイジェストをザッと読んでおおよその動向をつかむようにしています。

メンバーの中には、RSSで特定のトピックの新着を購読している人もいます。RSSのフィードは、スペースやタグごとに作成できるので、特定の種類の新着を定期的にチェックするのに便利です。(例えば、自分が担当している顧客A社とB社の「質問」タグをRSSでチェックする、など)

コミュニケーション手段 (2) Google Hangouts

TeamPageで相手に通知を出しても、相手はすぐに読んでくれないかもしれません。元々、「メールをいつ読むのかは相手次第」という理解があるので、返事が来るまでに1〜2日くらいかかることが多いです。でも、早急に相手を捕まえて話をしたいときもありますよね。

そんなときは、Google ハングアウトでオンライン状態を確認し、まずは「今、5分くらい時間ある?」と文字チャットで話しかけます。そして、必要に応じてビデオ通話に移行します。

話が脱線して5分では収まらないことも多いのですが、なかなか会える機会もないので、久しぶりに友人と会って話すときのように、脱線もまたハッピーなことなのです。気分転換にもなりますし、英会話の経験にもなります。(私以外のチームメンバーは全員米国人で公用語は英語なのです)

下図は、脱線に脱線を重ねて、興味のある音楽ジャンルやYouTubeのお気に入りビデオを紹介し合っている時の会話です。

Google Hangouts

コミュニケーション手段 (3) iMessage & FaceTime

MacやiPhoneを使っているメンバーとはiMessageやFaceTimeで連絡を取ることもありますが、相手のオンライン状態が画面に表示されないのが難点です。

なので、「○月○日の日本時間の○時からFaceTime会議しよう」のように、予めスケジュールが組まれた打ち合わせに使うことが多いです。

下図は、チームメンバーから突然の誕生日メッセージが届いたときの様子です。

画像

コミュニケーション手段 (4) GoToMeeting

デスクトップ画面の共有やリモート操作が必要な場合は、GoToMeetingを使います。例えば、先日私のMac上に構築されている開発環境に何かトラブルが発生してうまく動作しなくなったとき、私のデスクトップ画面をドイツのエンジニアに公開し、リモート操作してもらって解決しました。相手の都合がついて直接診てもらった方が早い場合には、このように直接診てもらっています。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

ワークスタイルやワークバランスを改善するためのひとつの方法として、昨今、リモートワークやテレワークが注目されています。それと同時に、勤怠管理やコミュニケーションの難しさが課題として指摘されています。このような課題に対して、常時お互いの様子が見えるようにしたり、定期的に集まる機会(オフ会)を設けたりと、さまざまな工夫がなされているようです。

上述のように、弊社では常時接続はしておらず、実際に会う機会も少ないのですが、TeamPageを中心としたコミュニケーション環境でうまく結びついています。

また、私はしばしばわからないことをメンバーに質問し(例えば、英語で書かれた内容の細かな意味を確認するため)、メンバーは丁寧に回答をくれます。誰かとの問答に別のメンバーが入ってくることも少なくありません。逆に、私からは日本での出来事などの情報発信を行い、私も米国のお客様のサポートにも参加しています。このような積極的なやり取りが普段からある結果、常時接続やオフラインでの会合がなくても、メンバー間の意思疎通が図られているのではないかと思います。

リモートワークに興味のある皆さんの参考になれば幸いです。

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ソーシャルグラフ、インタレストグラフ、そしてワークグラフ

2016/02/29 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像FacebookやTwitterなどのSNSについて「これからはソーシャルグラフに代わってインタレストグラフが重視されるようになる」という話を耳にしてから数年が経ちました。

今回のこのブログ記事では、「ワークグラフ」という比較的新しい言葉と共に、TeamPageの「ワークグラフ モデル」がどのように溢れる情報を効率的に整理し、社内外のチームとの共同作業を実現し、さらには別システムと連携するかについて紹介します。

ソーシャルグラフとは? インタレストグラフとは?

ソーシャルグラフとは、「ソーシャルメディア上に形成される人と人との繋がり」のような意味です。Facebookでは、誰かと誰かが「友達」として繋がっていきますよね。そんな人間関係の相関図を表します。

一方のインタレストグラフとは、「興味関心などのテーマで形成される人と人との繋がり」のことです。例えば、食べログクックパッドは、食べ歩きが好きな人、近場の飲み屋を探したい人、料理が趣味の人、夕飯のメニューを決めたい人…などが集まり、繋がっていきます。Twitterでも、多くの場合、「自分が興味のある人」をフォローして繋がっていきます。

ワークグラフとは?

では、ワークグラフとは何でしょうか?

ジャスティン・ローゼンスタイン (Justin Rosenstein) 氏が、WIRED誌で分かりやすく説明しています。

ワークグラフは、仕事の単位(タスク、アイディア、顧客、目標、議事録など)、仕事の情報(会話のやり取り、ファイル、状況、メタデータなど)、仕事と仕事がどのように互いに関連しているか、そして仕事に関わっている人々についての情報(誰が担当なのか?誰が仕事のサイクルに入るべきなのか?など)で成り立っています。

特に最後の「仕事に関わっている人々の情報」で重要なことは、必要なときの必要な情報すべて見つけられることです。企業向けのソーシャルグラフでは「おーい、誰か、この仕事をもう始めた人はいるかい?」とチーム全体に尋ねなくてはならないことがありますが、それに対してワークグラフでは「誰がその仕事に取り組んでいて、進捗はどのくらいなのか」を自分で正確に調べられます。ソーシャルグラフのモデルは、何かを探している時に偶然別の何か素晴らしものに巡りあう可能性(セレンディピティ)に依存していますが、ワークグラフのモデルは、プロジェクトをゴールへと向かわせるように、目的の情報へと私たちを導いてくれるのです。

原文: The way we work is soul-sucking, but social networks are not the fix (私たちの仕事のやり方は魂を吸い取られるようなものだが、ソーシャルネットワークはその解決策ではない)

日本語に意訳して引用しました。簡単に言えば、「仕事の必要な情報が、必要なときにすぐに見つかるための、人間関係や成果の相関図」ですね。

TeamPageのワークグラフ モデルの基本

ワークグラフのこのコンセプトを使って、TeamPageがユーザーの仕事をどのように管理するのかを見てみましょう。

TeamPageでの情報の結びつき例

TeamPageのワークグラフは、投稿記事、コメント、近況アップデート、タスク、マイルストーン、プロジェクト、リンク、参照情報、リレーションシップ等を、自動的に、投稿や編集やタグ付けの日時と共にアクションを行ったユーザーのプロフィール情報とを結びつけます。

編集を行うと、編集前のバージョンと編集後のバージョンは自動的に相互リンク(相互リレーションシップ)で結ばれ、すべての履歴が完全な形で保存されます。そして、誰が、いつ、どのような変更を行ったのかを正確に確認できます。

TeamPage上の同じワークグラフ情報には、ユーザーと仕事の単位のどちらの視点からもアクセスできます。例えば、誰かが投稿したタスクは、投稿者、担当者、チームのスペース、プロジェクト、マイルストーンなどと自動的に繋がります。そして、投稿者のタイムラインやダッシュボード、担当者のダッシュボードやタスクリスト、チームやプロジェクトのダッシュボード、タイムライン、カレンダー…など、さまざまな画面に表示され、どこからでも最も採りやすいルートでアクセスできるのです。

重要なことは、TeamPageが、無駄なノイズを減らし、社内外の人々との共同作業をしやすくし、既存のITシステムと連携し、仕事をやりやすくするために、そのワークグラフ モデルを使っているということです。

ワークグラフがもたらす、適度な情報量

話の流れの中に、別の話

TeamPageでは、新しいタスクを既存の記事のあらゆる段落に登録できます。例えば、議事録、マニュアルのスペック情報、顧客からの問い合わせなどの「話の流れの中」に、必要なアクションをタスクとして登録してフォローアップできるのです。

元記事から見れば、段落の下にタスクが表示され、元記事の「話の流れの中」に次のアクションが起こされていることがわかります。タスクをクリックすれば展開表示され、最新の状況をその場で確認できます。

議事録の話の流れの中にタスクを登録

タスクから見れば、登録先の段落の内容が引用表示されており、元記事の「タスクのきっかけ」や「話の流れ」がわかります。タスクに背景や経緯を詳しく書く必要がありません。

タスクには元記事の話の流れが引用される

このようなことをメールで行うのは大変です。やり取りが長くなるにつれて、件名と内容が一致しなくなることがありますよね。「Re: ○○について」という件名のメールを開いたらまったく別の話だった…そんな経験はどなたにもあると思います。こうなると件名から目的のメールを探し出すのは困難です。さらに更新されたファイルが添付されていると、もう大変です。どれが最新だか分からなくなってしまいます。

TeamPageを使えば、たとえメールで連絡を取り合うにしても、TeamPageのタスクや添付ファイルのURLをメールに書いて相手に送れば良いだけです。GoogleハングアウトやLINEなどのメッセージアプリを使う場合も同様です。

タスクは、スペース、プロジェクト、マイルストーン、そしてタグを使ってまとめられます。例えば、お客様からの「問い合わせ」を(これも「お客様へ回答する」という、一種のタスクです)を関連製品ごとにまとめ、さらに未完(To Do)と完了(Done)とに分けることも簡単です。

ズームインとズームアウト

特定の仕事の進捗や状況を詳しく確認したいときは、スペースやプロジェクトにズームインしましょう。

TeamPageをマンションに例えれば、スペースは部屋、プロジェクトは部屋の中の机のようなものです。部屋や机には、ダッシュボード、カレンダー、タイムライン、タスクリストなどが用意されていて、机の上の資料をさまざまな形で取り出して読むことができます。例えば、何かのスケジュールは、カレンダーでもタイムラインでもダッシュボードでも確認できます。その時その時でベストな方法を採ればOKです。

反対にズームアウトして、上空からの視点で全体を眺めることもできます。マンションの玄関口へ移動して、建物全体を眺めるようなものです。実際のマンションには各部屋にドアがあって玄関から部屋の中は見えませんが、ここでは閲覧権限のある部屋の扉が開け放たれていて、玄関から各部屋の様子がわかるようなものと考えてください。

玄関口にもダッシュボード、カレンダー、タイムライン、タスクリストなどが用意されていて、閲覧権限のある部屋からの情報がリアルタイムでそれぞれの画面に表示されます。玄関口にいながら各部屋や各机で何が起きているのかを把握できます。もし、特に気になることがあれば、部屋や机に移動(ズームイン)して、より詳しいことを確認したり、部屋や机のメンバーと会話したり、タスクを登録したりできます。

新着や更新の通知

でも、玄関口で自分に関係のある話をずっと見張り続けるのは大変ですよね。そこで、ウォッチ機能です。ここでの「ウォッチ」は「腕時計」ではなく「見張る」の意味で、あらゆる記事、スレッド、タスク、プロジェクト、ユーザー、共有フォルダ等の「仕事の単位」をTeamPageに見張らせて、何か動きがあったときに通知してくれます。

通知はページ内(画面上部のバッジ表示)でもメールでも受け取れます。通知内のリンクをクリックすれば見張っていた場所の会話に戻れますし、通知メールに返信すればその返信は元のスレッドにコメントとして投稿されます。

通知メールの例

自動日報作成&配信

「そんなに頻繁な通知はいらないよ」という場合は、一日一通のまとめメール(ダイジェスト)がオススメです。前日の出来事がまとめられた新聞のような、自動的に作成・配信される日報です。

ダイジェスト メールの配信例

皆さんも始業から終業まで、細かないろいろな仕事をなさっていますよね。例えば…

  • 取引先に新商品の案内メールの送信
  • 社内外の関係者との日程調整
  • お客様との打ち合わせ記録(議事録)の作成
  • 問い合わせへの回答
  • などなど…

このような、「やったこと」や「これからやること」をTeamPageに投稿すれば、翌日の朝、自動的に整理されて、関係者に日報としてメール配信されます。この記事をお読みになっている方の中には、一日の終わりに日報を書いて提出していらっしゃる方もいらっしゃると思いますが、TeamPageではその必要もありません

※ ダイジェストの配信頻度は変更可能で、「日報」ではなく「午前報」や「午後報」や「週報」などにもできますが、ここでは分かりやすく説明するために「一日一回の日報」と表現しました。

※ ダイジェストは日報代わりになるわけですが、「一日を振り返りの意味で終業時に日報をまとめることは重要だ」とお考えの方もいらっしゃるかと思います。そのようなニーズにお応えする日報プラグインがあります

社内も社外も、ひとつのコラボレーション環境で

ワークグラフが見えるものを制御

TeamPageのワークグラフ モデルには、権限設定によるアクセス制御が含まれ、各ユーザーが閲覧できる投稿、リレーションシップ(リンク関係)、検索等だけが自動的に画面に表示されます。

このアクセス制御により、企業や組織の壁を越えて、同一のTeamPage内での異なるビジネス活動を実現します。例えば、社内の複数の部署による共同作業を行ったり、お客様をサポートしたり、社外の取引先と商談を進めたりすることが、ひとつのTeamPageに同居できるのです。すなわち、グループ企業間での情報共有のほか、全く別の企業・組織との共同プロジェクトなどに活用できます。

社外グループと一緒に仕事するモデル

社内の部署の部屋(スペース)、取引先の部屋、お客様のサポート部屋…などはアクセス制御という「壁」で仕切られており、権限のあるユーザーだけが中を見たり中で発言(投稿やコメント)したりできます。権限のないユーザーは部屋の存在さえ知ることができないので、社内のユーザーも、社外のユーザーも、安全に「自分に許可された部屋」だけで仕事ができます。

壁をすり抜けてのコラボレーション

また、権限が許可されていれば、コメントやタスクを「壁」をすり抜けた「向こう側の自分(たち)の部屋」に投稿することもできます。例えば、お客様からの質問にコメントするとき、コメントの投稿先を社内メンバー用の部屋に変更すれば、そのコメントを読めるのは社内メンバーだけになります。お客様は、社内へのコメントがあったことはわかりません。(後から「タグ」を追加してお客様に公開することは可能です)

別の部屋(スペース)へコメントする (プライベート コメント機能)

一般的には、社外のユーザーと同居するときは、社外ユーザー(社外の組織やグループ)につきひとつのプライベートな部屋を割り当てます。一方の社内ユーザーは、これらの社外の部屋を、自分たちの社内の部屋と一緒に眺められます。TeamPageは、ビルトイン型のアカウント管理機能を持つだけでなく、Active DirectoryやLDAPに対応しているので、部屋ごとにユーザーやグループに対する細かな権限設定ができます。

TeamPageのワークグラフは、社内、社外、パブリック、そしてプライベートなコンテンツをひとつにまとめ、閲覧権限のあるものだけに絞り込み、ユーザーに表示します。この閲覧権限による絞り込みは、システムの深いレベルに組み込まれているので、タイムライン、ダッシュボード、コメントのスレッド、検索結果など、あらゆる動作に共通して作用します。(米国特許 7,593,954 取得済み)

相手が社外の取引先でも、お客様でも、社内の別の部署やブループでも、用意するのはひとつのTeamPageだけで良いのです。新着をチェックしたり、コメントを投稿したり、タスクを登録したりするために、いくつものソーシャルツールを使い分ける必要はありません。

社内外のWebページや基幹システムへの対応

ソーシャル エンタープライズ Web

TeamPageの Webアクション機能 (SEW)は、インターネットや社内イントラネットのページ等を共有したり、コメントしたり、タグ付けしたり、タスクを追加したりするための追加オプションです。ブラウザーに拡張プラグインをインストールするだけで動作します。(Internet Explorer, Google Chrome, Safari, Firefoxに対応)

Webアクション機能を使うことで、さらに、あなたが管理しているあらゆるWebページに、FacebookやGoogle+のような、TeamPage用の「シェア」ボタンやコメント欄を設置できます。WebページへのコメントはTeamPageに投稿され、TeamPageに投稿されるコメントには元のWebページヘのリンクが作成され、TeamPageのワークグラフの一部として扱われます。

ブラウザーの拡張プラグインやページ埋め込み型の「シェア」ボタンまたはコメント欄からTeamPageにシェアやコメントなどを行うと、元のWebページの内容が自動的にインデックスされ、検索したりナビゲーションで利用したりできるようになります。

下図は、社内ERPシステムの見積書ページにWebアクション機能のコメントボックスを設置した例です。もちろん、請求書や納品書のページにも、同じように設置できます。高額なカスタマイズ費用は必要ありません。Webページに数行のJavaScriptを挿入するだけです。

SEWによる、見積書とTeamPageの連携イメージ

サーチプラス

サーチプラス オプションは、TeamPageのワークグラフを、SharePointやファイルサーバー、SQLデータベースのアプリケーション、そしてDocumentumに拡張します。

これらの既存システム上のあらゆるコンテンツを、TeamPageのワークグラフの一部として、タスク登録、タグ付け、コメント追加したり、検索、シェアしたりできるようになります。

サーチプラスの例 (Attivio+ Option)

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品質管理の仕事を楽にして、ISO監査でOKをもらう方法 ... TeamPageは、品質管理業務によく使われています。顧客からのクレームや現場からの不具合など、品質に関係する報告を登録するだけでなく、「その後、誰がどんな対応をしたのか」の経緯や「他のどんな問題と関係があるのか」といった関係性も残して共有できます。これらの情報をすぐに引き出せるので、ISO監査のときも安心です。

フロー型とストック型の「いいとこ取り」をするには ... リアルタイムの会話に向いているとされる「フロー型」のツール。繰り返し読んだり引用したりと後から活用しやすいとされる「ストック型」のツール。両者は二者択一のものと言われることもありますが、しかし、TeamPageは、フロー型としてもストック型としても使えるように設計されています。

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チーム作業を効率化するポイントは「情報を散在させず、1箇所にまとめる」こと ... 社内の情報共有を進めるには、必要な情報がすばやく一箇所で得られることが大切です。カスタマイズの自由度の高いダッシュボードやその他の機能で、使いやすい情報共有環境を作りましょう。

ディスカッションの混線を防止するコミュニケーション整理術 ... 仕事で使うコミュニケーション・コラボレーションツールには、ユーザーや業務の最新状況をすぐに把握できることが求められます。そのためには、情報が分かりやすく整理されていることが大切です。

ダグラス・エンゲルバート氏とトラクション・ソフトウェア社の歴史 ... ダグラス・エンゲルバート氏は、ワークグラフなシステムを夢見て、1968年に世界初のハイパーテキスト・システムである NLS (oN-Line System) を発明・開発しました。TeamPageの核となるデータベースの「ジャーナル」は、エンゲルバート氏のこの発明に強い影響を受けています。

TeamPageの企画書「チームの問題を解決するソフトウェア」を公開! ... クリエイティブ・コモンズのライセンスで公開された、弊社設立当時のTeamPageの企画書とその紹介ブログ記事です。

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TeamPage 6.1 | バーンアップチャート、開閉式テーブル、SDK拡張機能など ... プロジェクトやマイルストーンの全体を眺めて把握できます。

新機能紹介: ページ内プッシュ型通知 ... TeamPage内での動向についての、ユーザーごとの重要性や必要性に合わせたシンプルなお知らせ機能を紹介します。

TeamPageで作るQ&Aサイトや情報共有サイト

2015/12/09 · · 投稿者 Takashi Okutsu

前回のブログ記事では、セクション、ダッシュボード、そしてユーザーごとのコレクションに英単語をまとめて、よりWikiを使いやすくする方法を紹介しました。今回は、学習を進める中で出てきた疑問を他のユーザーに質問したり、インターネット上で見つけた情報をTeamPage内で共有したりする方法を紹介します。コンテンツを活用しやすくまとめる方法を紹介します。

質問コーナーを作る

TeamPageのWikiで英語学習を進める中で、「日本語の○○は、英語では何と言うのだろう?」「この単語の使い方は、これで間違いないかな?」のような、わからない点が出てきます。そのような質問や回答を共有することで、学習をより深めることができるでしょう。

質問記事を投稿する

質問を投稿するのは簡単です。記事を投稿するとき(または記事を投稿した後)に、「質問」と「to do」のタグを付けます。「to do」は、「何かが完了していない」ことを意味する特別なタグで、質問記事に「to do」タグを付けることで「回答受付中」を表します。

必要に応じて「緊急度」や「重要度」を表す「p1〜4」タグを付けても良いですね。「p」は「Priority (優先度)」のことです。

質問を投稿する

質問に回答を得られたら、「to do」タグを「done」タグに変更して「締切り済み」に変更しましょう。この「done」もTeamPageの特別なタグで、「何かが完了している」ことを表します。

質問をクローズする

タスクで質問する

普通の記事の代わりに「タスク」を使ってもOKです。タスクは、誰か特定の人に仕事を頼むときに使うことが多いですが、担当者を指定しなくても良いのです。もちろん、答えて欲しい相手を担当者として指定することもできます。

タスクを使うと締切日を指定できます。いつまでに回答が欲しいのかが明確になりますね。

タスクで質問する

質問をまとめる

投稿された質問は、ダッシュボードに「回答受付中」や「締切り済み」のセクションとしてまとめられます。

セクションに質問をまとめる

セクションの設定も簡単です。「質問」タグが付いたもののうち「to do」タグが付いたものだけに絞り込めば「回答受付中」セクションに、「done」タグが付いたものだけに絞り込めば「締切り済み」セクションになります。

セクション設定の例

「p1〜4」タグで絞り込めば、優先度ごとのセクションも作れます。

質問を優先度で分類する

耳より情報をシェアする

Web アクション機能 を使えば、インターネット上で見つけたページをTeamPageでシェア(共有)したり、コメントを付けたり、タグ付けしたり、タスク登録したりできます。

下図は、YouTubeの「Sozo Exchange」のチャンネルをTeamPageでシェアしようとしている場面です。

SEWを使ってTeamPageで共有する

シェアされた記事にコメントを追加して補足したり、YouTubeのビデオを埋め込んでより具体的に紹介することもできます。

シェアだけでなくビデオをコメント投稿できる

まとめ

これまで3回に渡っていろいろな機能や使い方を「英語学習サイトを作る」という例で紹介してきました。

仕事で英語学習サイトを作る機会はなかなかありませんが、マニュアルをWikiで作ったり、誰かに何かを質問したり、質問と回答とをFAQとして保存したり、インターネットで見つけた情報を仲間とシェアしたりすることは、実際の仕事の場面でよくあることです。

一連のブログ記事で紹介した内容を、皆様の仕事をよりよく進めるためのヒントとしていただければ幸いです。

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TeamPageのWikiで作る英単語リストと学習帳 ... このブログ記事の前回のお話です。

TeamPageのWikiで作る英語学習サイト ... このブログ記事の前々回のお話です。

TeamPageのWikiで作る英単語リストと学習帳

2015/11/24 · · 投稿者 Takashi Okutsu

前回のブログ記事では、TeamPageの標準的なWiki機能※を使って英単語カードのようなコンテンツを投稿したり編集したりタグ付けしたりリンクしたりする場面を紹介しました。今回は、コンテンツを活用しやすくまとめる方法を紹介します。

※ 前回も説明しましたが、TeamPageには「Wiki」という独立の機能があるわけではなく、元々Wiki的な機能が標準で組み込まれており、それらを組み合わせたり設定したりすることで、よりWikiらしい姿になります。

記事の名前に関するセクション

セクションは、いろいろな条件で記事をまとめる機能です。ダッシュボードを新聞紙面のように構成するために多く使われます。

記事のまとめ方には「投稿順」や「タグ」や「キーワード」など多くのものがありますが、「記事の名前」(Wikiリンク名)に関する次の条件も指定できます。(後ほど「コレクタ」を指定する方法を紹介します)

セクションのタイプの選択

これらを指定することで、

  • 新着の英単語
  • 編集(更新)された英単語
  • 未登録の英単語(赤リンクで表示される、リンク先が未作成の記事)
  • 他の英単語からリンクされていないもの

…などのセクションを作れます。さらに、投稿ユーザーや検索キーワードなどの条件を加えられるので、ほとんどすべてのニーズを満たせるでしょう。

下図は、新しく付けられた記事の名前の「新着の英単語」と、リンク先が未作成の名前の「投稿待ち(赤リンク集)」に2つのセクションの例です。

左の「新着の英単語」セクションを見れば、この英語学習Wikiがどのように充実してきたのかがわかり、右の「投稿待ち」セクションを見れば、今後どんな単語を登録すればこの英語学習Wikiが充実していくのかがわかります。

新着と予約リンクのセクション例

頭文字で整理した目次セクション

英単語の各記事には頭文字のタグを付けました。このタグを使って、「Aから始まる単語」「Bから始まる単語」…のようなセクションによる目次を作れます。

AからDまでのセクション例

上図のAからDのセクションでは、集められた記事をタイトルの文字コード順(アルファベット)順に並べるように設定しました。辞書と同じ順序で表示されるので目的の単語が見つけやすいですね。

また、上図のようにセクションを横に4つ並べるには、最大4つの記事セクションを横並び表示するプラグインを使うと便利です。

コレクタ機能で自分用の単語帳を作る

コレクタ(コレクション)とは、各ユーザーに用意された、自分専用の、記事登録・リスト化・二次利用機能です。

  • ユーザーは、気になる記事などを自分専用の「コレクタ」に登録してリスト化できます。
  • 「コレクション」と呼ばれるカテゴリーに分類できます。要は「フォルダー」のようなものです。
  • 「コレクション」に登録された記事リストを、PDFにエクスポートしたり、別の記事として投稿したり、セクションとして表示したり…など二次利用できます。

コレクションに英単語を登録する

英語学習Wikiに登録された英単語のうち、自分にとって重要なものや忘れやすいものを、自分のコレクタの、例えば「覚えておくべき英単語」コレクションに登録しましょう。

コレクションに登録する

コレクションをセクションとして表示する

セクションの設定では、記事を集める条件として「コレクタ」を選択できます。下図では、上図のコレクション「覚えておくべき英単語」を選択しています。

画像

すると、このコレクションに登録された記事がセクションに表示されます。

下図では、ユーザー「市原」が自分のプロフィールページのダッシュボードに、「覚えておくべき英単語」コレクションを「僕がよく忘れてしまう英単語」セクションとして表示しています。

画像

このセクションはコレクションの内容がリアルタイムで反映されます。覚えた単語の記事をコレクションから削除すれば、セクションからも削除されます。

まとめ

今回は、TeamPageのWikiを使いやすくしたりユーザーが活用したりする方法として、投稿済み英単語やこれから投稿される英単語を、セクション、ダッシュボード、そしてユーザーごとのコレクションにまとめる場面を紹介しました。

次回は、「質問コーナー」や「耳より情報コーナー」などを設置する場面を紹介する予定です。乞うご期待!

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TeamPageのWikiで作る英語学習サイト

2015/11/20 · · 投稿者 Takashi Okutsu

イメージ図私は日本生まれの日本育ち。英語の専門教育を受けたことはありません。海外留学経験もありません。英検は中学1年生の時に受験した5級だけです。TeamPageの仕事を始めるまでは英語に触れる機会もあまりありませんでした。そんな私ですが、米国本社との報連相をすべて英語で行い、ポッドキャストで英語番組を時々聴いているおかげで、今ではずいぶんと英語に慣れたように思います。

しかし、まだ辞書は手放せません。語彙が足りないのです。何度覚えようとしても覚えられない、辞書で調べたことがあるはずなのに思い出せない…。そんな単語や熟語がいくつもあります。皆さんにも同じような経験がありませんか。

「TOEICでる単800」のような本やアプリを購入したこともありますがが、知っている単語も多く、ページをめくって読むことは効率的な学習とは思えませんでした。自分が覚えていない単語やよく忘れる単語だけに絞って学習したいのです。

そんなわけで、「自分用の単語帳を簡単に作れないか?自分用にカスタマイズできないか?」と考えていたところ、TeamPageを使う方法を思い付きました。これがTeamPageのWikiや関連機能のちょうど良い紹介になりそうなので、今回このブログに書くことにします。

TeamPageのWiki機能とは

多くのグループウェアでは、「誰かと相談するには『掲示板』機能」「連絡するには『メール』機能」「マニュアルを書くには『Wiki』機能」…のように、それぞれ独立した機能が用意されています。

これに対して、TeamPageでは、通常の「投稿」(「記事」と呼んでいます)が標準でWikiとして使える仕様になっています。

これらの仕様により、(1) 例えば人事・総務の連絡スペースの中に研修マニュアルをWikiとして整備することもできますし、(2) 別のWiki専用スペースを作って製品マニュアルを用意することもできます。

人事・総務のスペースに「Wiki」を作る

今回は、英語学習用のスペースを作る (2) の方法で紹介します。

英語学習のスペースを作る

TeamPageはアパートやマンションのようなもので、業務に合わせて「スペース」と呼ばれる「部屋」を作り、部屋の住民や中の模様(使う機能、配置、デザイン等)を設定します。

ここでは新しく「英語学習」というスペースを作ります。スペース作成時に「Wiki」テンプレートを選択すると、記事の名前に関する設定などが自動で有効になるので便利です。

英語学習スペースをWikiテンプレートを適用して作る

と言っても、テンプレートは「部屋を作る時の標準設定」であり、後から自由に設定変更(部屋の模様替え)ができますので、どのテンプレートを使うかにそれほど気を配らなくてもOKです。

スペースを作ったら権限設定を忘れずに。誰でも閲覧、投稿、編集、タグ付けができるようにしておきます。

権限設定

これで準備は完了です。

単語カード記事を作成する

それでは、「英語学習」スペースにコンテンツを入れていきましょう。覚えにくい単語や間違えやすい熟語などを「記事」として投稿していきます。

単語カードを記事として投稿する

上の図は、「distinct」という単語を登録している場面です。

スペース作成時に「Wiki」テンプレートを適用したため、記事のタイトル「distinct」が自動的に「名前」として登録されます。この「名前」とは、いわゆる「Wikiリンク名」のことで、二重の角括弧を使うことで名前が付いた記事へ簡単にリンクできます。

さらに、後から分類しやすくなるようにタグを付けておきます。ここでは頭文字のタグと品詞のタグを付けました。

作成された単語カード記事

投稿すると下の図のような記事になります。

投稿された「distinct」記事

サイドバーの「タグ」欄で、この記事に「D」と「形容詞」のタグが付いていること、「記事の名前」欄で、この記事に「distinct」という名前が付いていることがわかります。

本文の二重角括弧で囲んだ部分はリンクとして表示されています。リンク先が未作成の場合は赤いリンクになります。

下部の「関連コンテンツ」欄には、他の記事とのリンク関係がまとめて表示されます。「vague」という記事とは「参照している」だけでなく「参照されている」というリンク関係もあることに注目してください。これは、この「distinct」が別の「vague」からもリンクされていることを表しています。つまり、TeamPageのリンクは一方通行ではなく双方向な結びつけであり、「どこからリンクされているか」も自動的にわかる仕組みになっています。

活用しやすく単語カードをまとめたい

単語カードを活用するには、使いやすくまとめることが大切です。このとき、セクション機能が大活躍します。例えば、次のようなセクションを作ってダッシュボードに並べられます。

  • 投稿された順の「新着 単語カード」セクション
  • 編集された順の「更新 単語カード」セクション
  • 頭文字タグで分類した「A」「B」「C」セクション
  • リンク先がまだ作成されていない「投稿待ち」セクション

さらに、学習を深めるための「質問&回答」セクションや他の英語学習ページのリンク集を作るのも良いですね。

次回は、これらの活用方法についてご紹介します。お楽しみに。(^^)

ダッシュボードにセクションを表示

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TeamPageの企画書「チームの問題を解決するソフトウェア」を公開!

2015/11/06 · · 投稿者 Takashi Okutsu

提案書の表紙当社の製品「TeamPage」の企画書(当時は「Traction」という名前で呼んでいましたが)は、今から約18年前の1997年の10月に作成されました。この頃の構想の多くは2002年7月に初の商用バージョンとしてリリースされるまでにTeamPageに組み込まれました。そして、その後、当社は市場やお客様から学んだ多くのことをTeamPageに組み込み、改良を重ねてきました。

この企画書は長らく社外秘扱いになっていましたが、この度封印が解かれ、CC BY-NC 4.0 ライセンスの下に公開されました。企画書のPDFファイルを閲覧・ダウンロードするには、ここをクリックしてください

下図は、当社のグレッグ=ロイド (Greg Lloyd) が提案書の作成当時に描いた構想図です。Lotus Notesのように制限的にハイパーテキストを使ってサイロ内の蓄積情報を利用するのではなく、Webをプラットフォームとして使うことでビジネスに必要な情報を壁や垣根を越えてリンクさせる様子が描かれています。

1997年に描かれた構想図

2002年にTeamPageを初めて世に送り出したとき、「ブログとは、誰か一人 (a person) の生の声のことだ」としばしば独断的に定義されることがありました。一般人が加工(検閲)なしに自分の意見を表明できる場所としてブログは注目されていましたが、「あるひとりの人が自分の記事を投稿しているサイトは『ブログ』だが、複数の人が集まって色々な記事を投稿しているサイトは『ブログ』ではない」という意見があったのです。

そんな論争がある中だったので、「一人ではなくチームのメンバーが『スペース』に集まり、作成されたコンテンツが時系列で並び、チーム内の情報共有が進む」というTeamPageのコンセプトはなかなか理解されませんでした。今では多くの人々が「ああ、それってつまり、FacebookのタイムラインやSlackのチャンネルみたいなものだよね」とすぐにわかると思いますが、当時の状況は今とは違っていたのです。

ただし、TeamPageの「時系列に並んだ記事」は、FacebookのタイムラインやSlackのチャンネルとは次の点で異なります。

  1. 記事一件一件が編集可能で、Wikiの履歴のような過去情報を完全に保持していて、いつでも元に戻せる。
  2. 記事には「タスク」「プロジェクト」「近況」のような「種類」を持たせたり、「コメントしている」「タスクを追加している」などの関係性情報を持たせて他の記事と紐付けたりできる。
  3. いろいろな条件で時系列のフローの中から記事を取り出し、ダッシュボードやコレクターなどに別の順序でストックしておくことができる。
  4. 統合された権限設定により、スペースの垣根を越えて記事を集めたり、検索したり、タグで集めたりすることをシンプルに実現できる。

TeamPageのコンセプトを理解してレビュー記事として紹介してくれたもののひとつに、クレイ=サーキー (Clay Shirky) 氏による2003年の「ソーシャル ソフトウェア 〜 新世代のツールたち」(PDF) の「Traction: Weblogs grow up (14ページ)」があります。また、ジョン=ウデル (Jon Udel) 氏も、2002年のInfoWorldで「Getting Traction 〜 トラクション社のエンタープライズ向けウェブログのシステムは、企業におけるナレッジ・マネジメントに求められるものを備えている」というレビュー記事として紹介してくれました。

このコンセプトの中心的な内容は、米国特許 7,593,954 として認定されています。

TeamPageの開発目的や構想を一言で表すと「Team Problem Solving」、つまり「チームの問題を解決すること」です。その「チームの問題」とは何でしょう? 長くなりますが、その答えを企画書の「Team Problem Solving」のページから引用します。

Lotus Notesで「ある返信に対する返信の30番目の返信」を読むとき、あなたは「この議論全体の要旨はどこにあるんだ?」と疑問に思うことでしょう。また、注釈や黄色の蛍光ペンマークが付いた文書を上から下まで5回繰り返し読んだとき、「メンバーが付けたこれらの注釈やマーカーが果たして本当に重要な箇所なのだろうか?」と疑問に思うことでしょう。チームにとって重要なことは、人々が集まることによってもたらされる「チームワークの力=集合知」が得られるかどうかであり、それによって素早い意思決定ができるかどうかです。つまり、チームを支えるためのツールで重要なことは、製品に搭載されている機能の数ではなく、人々の力を集合知としてまとめられるかどうかです。

文書を共有する機能や、いくつもの掲示板スレッドを立てられる機能、そしてチーム全体のプロジェクトを作成できる機能は便利なものですが、チームワークを支えるツールで最も大切なことは、仕事の成果物をチームの思考プロセスで分けて管理できるかどうかでしょう。

(以上は、1996年7月1日に刊行された「グループウェアPCウィーク」誌でエリック=ランドクウィスト (Eric Lundquist) 氏が述べていたものの引用)

(中略)

チームメンバー間で電子技術コミュケーション(つまりメール)による情報共有を図ることは、毎朝見出しのない300個の封筒からニューヨーク・タイムズ誌を取り出して読むようなものだと言えます。メールは、メッセージを安くすぐに相手へ届けられる便利なツールです。しかし、迷惑メールをゴミ箱に捨てた後でもなお、受信箱は大量のメールであふれています。一部は返信の必要のあるメールですが、大部分は返信する必要はないがフォローしておきたいメールです。チームの誰かがCCから漏れていてメールが届いていなかったとき、あるいは紛失・削除してしまったとき、あなたが(またはチームメンバーの全員が)過去のメールを掘り返し、目的のメールを見つけてまた転送する…ということがしばしば起こります。

チームのディスカッションの場(返信を付けていく、いわゆる「掲示板」機能のこと)で共有されるのは「思考」ではなく「会話」です。あなたが何か意見を投稿し、他の誰かコメントし、さらに誰かがコメントし…と「会話」が弾むことはよくありますが、スレッド全体を眺めると、それはまるでラジオ番組の台本のように見えます。結論やテーマを探している読者(視聴者)は、その長い台本を端から端まで注意深く読まなくてはなりません。

インターネット世界 (Web) は市場のようなものです。有名な商人のおもてなしを受けても、案内人を頼んでも、自分で散策しても構いません。あなたがインターネットで何を見つけるかなんて誰にもわかりませんからね。検索エンジン、Yahoo (色々なサイトを紹介した、電話帳のような目録のこと)、RSSのようなプッシュ型通知システムを使って、役立つ「可能性を秘めている」膨大な情報を得られます。けれども、自分の目的にとって何が役立つ情報で何が役立たない情報なのかを選別しなければなりません。厳選された情報だけに絞って配信し、チームメンバーがパンクしないようにする方法を見つけなければなりません。

以上の「チームの問題」が描かれたのは今から18年前のことですが、これらの問題は今でも多くの場面で見られます。

最初のTeamPageの導入事例では、TeamPageはプロジェクト活動を行う場所として使われました。この事例では、従業員の行動記録、会話、共同作業によって作成されたものなどへ簡単にリンクできることが高い評価を受けました。TeamPage内の記事やTeamPage外部のページにタスクを登録したり、登録されたタスクを確認したりできることにより、チームの状況を眺め渡し、ユーザーごと、チャンネルごと、そして特定のスペースごとなどの切り口で把握することが簡単にできます。

当社は、権限設定の仕組みを社内だけでなく社外のグループ(例えばコンサル会社の顧客、製造業のサプライヤーや取引先など)どのように適用したら良いのかも学びました。複数の権限設定がサポートされたスペースの仕組みは、1997年の初めの提案書を作成したすぐ後にTeamPageに組み込まれました。TeamPageでは、読み取り権限のある特定のスペースに注目することもでき、また、読み取り権限のあるすべてのスペースを横断して検索したり閲覧したりできます。

アクセス・コントロール・リスト (ACL) と呼ばれる、スペース毎のユーザーとグループの権限設定モデルを用いることで、社内と社外のグループが同じTeamPageを共有しつつ、それぞれのユーザーに適切なプロジェクトに参加したりアクティビティを閲覧したりできるようになりました。スペースの垣根を越えてコメントやタスクを登録したりタグを追加したりすることも可能で、例えば社外グループのメンバーが投稿した質問の特定の段落事項に関して、元の質問投稿との関連付けを保持したまま社内メンバーだけでより深いディスカッションができます。業務の内容に基いて権限を設定すれば、その権限設定は、アクティビティ一覧(タイムライン)、通知、ダイジェスト、検索など、TeamPage全体に適用されます。

チームワークを支えるコラボレーションツールがメールを駆逐するためのツールなのかについては以前のブログ記事で触れましたが、1997年の提案書では、TeamPageはメールに代わるものとして描かれると同時に、メールは情報を記録したり配信したりするための重要な手段であるとも認めていました。

そのメール機能のひとつであるダイジェストは、ベータ版段階のTeamPageを使ったお客様からのリクエストに応じて搭載された機能のひとつです。ダイジェストは、前配信時からの間に投稿された新着のタイトルリンクや本文の要約が含まれた「まとめのメール」で、購読ユーザー(配信先ユーザー)の読み取り権限によってフィルタリングされます。つまり、配信先ユーザーによって配信内容は異なります。(全員同じ読み取り権限が設定されていれば全員に同じ内容のダイジェストが配信されます)

今日のTeamPageには、新着や編集などを一件ごとにお知らせするメール通知機能がありますが、ダイジェストは今日でもよく使われています。一件ずつのメール通知機能には「メールで返信したら元記事にコメントとして投稿機能」があるので便利なのですが、すべての新着や編集などの通知を受けるとメールの数が増えて煩わしくなるので、重要な案件については一件ごとのメール通知を利用し、他のことに関してはダイジェストでまとめて読むのがオススメです。ダイジェストは、いわば「メールで読むタイムライン」ですね。ちなみに、この「通知メールに返信して元記事にコメント投稿」機能は、ある大きなコンサルティング会社からの要望に基いて開発されました。

これらの「機能」は単体で使われるだけのものではありません。「機能」を組み合わせてそれぞれの業務用の「アプリ」としてより活用できるようになります。品質管理、製品開発、製品サポート、コンサルティング、競合情報調査など、チームワークが必要な業務にピッタリなTeamPageにしてみましょう。詳しくはソリューション紹介ページをご覧ください。ご相談はいつでもお気軽にどうぞ

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フロー型とストック型の「いいとこ取り」をするには

2015/09/28 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像ツイッターやLINEが人々の間に浸透し、今では多くの社内コミュニケーションツールでフロー型(タイムライン型、時系列型)のデザインが採用されています。社内チャットツールが良い例ですね。誰かの発言(投稿)にすぐ気づけるので、リアルタイムでの会話に向いています。反面、重要な投稿であっても時間が経つと流れていってしまうため、蓄積された情報の活用には不向きです。また、複数の別々の話が同時に進行すると誰がどの発言に対してコメントしているのかが分かりにくくなりますし、自分には関係の無い会話まで目に入ってくるので煩わしく感じることもあるでしょう。

一方、情報を蓄積していくストック型のツールにはブログやWikiがあります。チャットのようにその場限りで読んで終わるのではなく、繰り返し読んだり引用したりと後から活用しやすいのが特徴です。

フロー型とストック型は、しばしば二者択一のものとして描かれます。たしかに、多くのビジネス向けコミュニケーションツールでは、どちらかのデザインしか選べません。しかし、TeamPageは、フロー型としてもストック型としても使えるように設計されています。

Photo: Better work flow: get organized by Jodimichelle, License: CC BY-SA 2.0

スペースと画面の関係

TeamPageへの投稿は、スペースごとに時系列で保存されます。下図の最左列がスペースの一覧で、各スペースには番号順に記事が保存されています。

スペースといろいろな画面例

左から二番目の列には、スペースごとに用意される「画面」の一例が縦に並んでいます。ダッシュボードは「セクション」と呼ばれる「欄」をいくつも設置でき、セクションごとに記事の集め方を色々と設定できます。「全赤タグ」セクションをご覧ください。「営業」スペースのダッシュボードに「品質管理」や「開発」スペースの投稿が並んでいます。このように、ダッシュボードには、スペースの垣根を越えて情報を集められます。

左から三番目の列は、各ユーザー用の画面(プロフィール ページ)例が縦に並んでいます。ユーザーの閲覧できるすべてのスペースから情報を集め、それをダッシュボード、最新記事一覧、タスク一覧、プロジェクト一覧、カレンダー…などに表示できます。

一番右側の列は、すべてのユーザーが共用する「すべてのスペース」画面の例が縦に並んでいます。これらの画面は、すべてのユーザーが共用しますが、表示される内容は各ユーザーの読み取り権限によって異なります。

それでは、これらの画面をどのように切り替えるかについて、以下、いくつかの例でご紹介します。

アクティビティでタイムライン表示する

画面上部のタブで、フロー型、カテゴリー型、トピックス型、カレンダー型、ファイルサーバー型…などを切り替えてみましょう。

「アクティビティ」タブの「フィード」サブタブは、標準的なフロー表示をする画面です。時系列で全体をザッと眺めるだけでなく、特定の記事を選択すればその場で詳しい内容を読むことができます。また、「フィルタ」を設定して「余計なもの」を表示しないようにもできます。

アクティビティ - フィード

近況アップデートでチャット表示する

チャット的なコミュニケーションを行いたいならば、「近況」タブを選択して近況アップデートを表示しましょう。ドラッグ&ドロップによる添付ファイルや画像の埋め込みにも対応しています。

近況アップデート

ダッシュボードでフローとストックを組み合わせる

皆さんは、過去へと流れた情報をどうやって探していますか。多くの方が検索を使っているのではないでしょうか。そんな「検索すれば何とかなるでしょ」派なあなたにもお薦めしたいのが、「ダッシュボード」という、フロー型の最新情報もストック型の過去情報も一覧表示できる便利機能です。

ダッシュボードには、フロー型の最新投稿一覧も、タグ分類も、検索結果も、TeamPageの中からありとあらゆるものを拾い出して新聞紙面のように整理して配置できます。設定された条件で情報が自動的に探し出され、ダッシュボード上にリアルタイムで表示されます。そして、ダッシュボード上でコメント、タグ付け、タスク登録、予定登録など、次のアクションを起こすことができます。

タグ付けでダッシュボードに表示する

ここで、タグ付けされた投稿をダッシュボードに表示する例をご紹介します。

下図では、「市場調査」スペースに、ライバル会社の新製品情報を、「Vibram」(靴のメーカー名)と「アイディア」というタグを付けて近況アップデートで投稿しています。この投稿は「市場調査」スペースに投稿されるので、基本的には「市場調査」チームに宛てた情報です。

「市場調査」スペースにタグを付けて近況を投稿する

「市場調査」スペースに投稿され、「Vibram」と「アイディア」というタグが付いたことがわかります。

投稿された近況

一方、「製品デザイン」チームは、広くアイディアを募集するため、すべてのスペースから「アイディア」タグが付いた投稿を集めてダッシュボードに表示しています。

下図は、その「製品デザイン」スペースのダッシュボードです。先ほどの近況は「市場調査」スペースに投稿されたにものですが、「製品デザイン」チームは自分たちのチームのダッシュボード上でいち早くアイディア情報に気づくことができます。

「製品デザイン」のダッシュボードに表示された「市場調査」の近況アップデート

検索キーワードでダッシュボードに表示する

おっと、「タグ付けを忘れたらダッシュボードに表示されないから気づけないでしょ」とツッコミが聞こえてきました。仰るとおりです。タグ付けをルール化しても、なかなか徹底できませんよね。

そんな場合には検索を使ってみましょう。下図は「クレーム」というキーワードで検索し、見つかった投稿をダッシュボードの「クレーム(すべてのスペース)」セクションに表示している例です。

すべてのスペースの「クレーム」情報を収集できる

このセクションも、前述の「アイディア」タグの例と同様に、どのスペースへの投稿であっても「クレーム」というキーワードさえあれば表示するように設定されています(ただし、投稿先スペースの閲覧権限が必要)。タグや投稿の種類など追加条件を設定できますので、例えば、「クレーム」というキーワードが含まれた日報の中から部下の投稿だけを表示することも可能です。

画面を並べてフローとストックを組み合わせる

最後に、「近況アップデート」をサブ画面にポップアップ表示する例を紹介します。「近況アップデート」タブを開き、右上のアイコンをクリックすると、近況アップデートの画面がサブ画面としてポップアップ表示されます。サブ画面をメイン画面の横に並べておけば、メイン画面で他の仕事(例えばタスク管理)をしていても、サブ画面で常にチームメンバーの状況に気を配ることができます。

ただ、画面が狭いと使いにくいのが難点ですね…。私も1920x1200ピクセルの24インチ液晶モニターに買い換えてからこの方法を使うようになりました。

近況アップデートをポップアップ表示させる

まとめ

いかがでしょうか。TeamPageなら、「最新情報を素早くチェックできてシンプルな使い勝手のフロー型にしようか、それとも過去の資産を再活用しやすいストック型を選ぶべきか?」と悩む心配はありません。仕事の目的に合わせてタブを切り替えたり、チームに合わせて表示するタブを選ぶだけです。

例えば、チャット型の画面でシンプルにコミュニケーションしたい場合は、下図のように表示するタブを「近況」だけにしてしまうのも一案です。

「近況」タブだけを表示

TeamPageでは、フロー型の近況アップデートを含めて、あらゆる投稿や変更が時系列に蓄積され、次の活用の機会を待っています。何しろ、TeamPageは、「出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておく」「記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できる」(ダグラス=エンゲルバート氏)という思想を元に設計されているのですから、ストック型の情報活用は得意中の得意です。

あなたもTeamPageでフロー型とストック型の「いいとこ取り」を始めてみませんか。

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リンクや編集の仕組みからハイパーテキストとジャーナルの設計を解く

2015/08/06 · · 投稿者 Takashi Okutsu

ジャーナルとリンクのイメージ図TeamPageは、ダグラス=エンゲルバート氏 (Doug Engelbart) が発明した世界初のハイパーテキスト・システムである NLS (oN-Line System) が発祥の、「ジャーナル」と呼ばれる時系列データベースを採用しています。

今回のブログ記事では、当社CTOのChristopher NuzumがドイツのHyperkult 2015会議で行った講演の資料から、ハイパーテキストとジャーナルの関係や設計思想などについて紹介します。

リンクの仕組み

ハイパーテキストとは、文書(Web上のページ)と文書とをリンク(ハイパーリンク)で結びつけて相互に関連付け、結びつける仕組みのことです。TeamPageはハイパーテキストのシステムですので、まずリンクの仕組みから見てみましょう。

Webサイトのリンクをクリックしたとき、下図のような「ページがみつかりません」や「Not Found」エラーが表示されることがありますよね。これは、リンク先が見つからない場合に表示されるエラーで、リンク先のページが管理人によって移動されたり削除されたりした場合に起こります。いわゆる「リンク切れ」です。

404 Not Found Error

TeamPageのデータベースである「ジャーナル」は、ダグラス=エンゲルバート氏による、「出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておく」「記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できる」という思想を元に、情報の追加のみができるように設計されています。過去の情報が改変せれないため、過去のどの時点へもリンクでき、リンク切れが発生せず、安定的な運用ができます。

下図では、記事2から過去の記事1へのリンクのイメージです。記事の番号(下図の1と2)は投稿順に増えていくので、記事2は記事1より新しく投稿されたことを表します。

リンクのイメージ図

多くのシステムでは、リンクは「記事2は、記事1を参照している」のような一方通行の仕組みです。対してTeamPageでは、「記事1は、記事2から参照されている」という逆方向のリンク関係も同時に定義されます。

実際にリンクを作ってみましょう。記事2に記事1へのリンクを作成しました。(「記事1」と書いた部分が記事のIDとして認識され、閲覧権限がある場合は自動的にリンクになります。)

リンクを作成

リンク先の記事1を表示すると、記事2からリンクされている(参照されている)ことがわかります。

リンクされている、の例

このような相互リンクの仕組みは、すべての記事の内容を調べてすべての記事のリンク関係を網羅すれば構築できますが、記事件数が多い場合にとても時間がかかります。記事1を表示するとき、どこからリンクされているかを、記事2、記事3、記事4…と延々に調べる必要が生じ、動作が遅くなってしまうのです。

そこで、予めリンク関係を索引(インデックス)として保存しておき、その索引の中から目的のリンク情報を素早く引き出すためのデータ構造を構築しました。このインデックスは、ジャーナルとは別のものです。先にも紹介したとおり、ジャーナルに記録された情報は「最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できる」ものなので、インデックスに追加情報が必要になった場合、例えば「参照している」以外の関係(後述)を追加する場合でも、ジャーナルの構造や設計を変更することなく、ジャーナルから取り出した情報を元にインデックスを再構築できます。今日、私たちが「イベント・ソーシング」と呼んでいる仕組みです。(イベント・ソーシングについては、Shuhei Fujita氏のスライド「イベント・ソーシングを知る」をご覧ください。)

リレーションシップ

TeamPageのジャーナルでは、リンクを意味する「参照している/されている」の他に、いろいろな意味で記事と記事とを結び付けられます。この結び付きを「リレーションシップ」と呼んでおり、次のようなものがあります。

  • コメントしている/されている
  • タスクを追加している/されている
  • 予定を登録している/されている
  • 編集している/されている
  • タグを付け替えている/られている

例えば、「Exec41」というIDの「2014/05/04 製品デザイン計画の打ち合わせ」という記事録の第4段落に「デザイナー募集広告を出す」というタスクを登録するとします。議事録とタスクとは、「タスクを登録している/されている」リレーションシップで結ばれます。

議事録から見ると「タスクが登録されている」という受動態のリレーションシップになります。

段落へのタスク登録例

一方、タスクから見ると、「タスクを追加している」という能動態のリレーションシップになります。

段落へのタスク登録例

この他のリレーションシップも必要に応じて定義・追加できます。例えば、TeamPageで顧客目録を作る場合、企業情報を担当者情報とを「所属している/されている」というリレーションシップを作って結び付けると良いでしょう。

編集とリンクの関係

ジャーナルでは情報の追加のみがサポートされているため、投稿済みの記事の内容(ジャーナルに記録済みの情報)は最初の状態のまま保存しておかれ、編集で改変されません。編集内容は新しい記事として投稿され、編集前の記事と「編集している」リレーションシップで結びつけられます。

アニメのセル画(古い…)やPhotoshopのレイヤーに例えると分かりやすいでしょうか。最初の投稿データはそのまま残しておき、編集内容を透明なシートに書いて上に重ねていきます。シートを上から見ると、それまでの編集の歴史が一枚に重なって見えます。通常、記事は重なりを上から見た状態で表示されますが、必要に応じて透明編集シートを剥がしていくことで、過去の状態を確認したり過去のバージョンに戻したりできます。

セル画やレイヤーのイメージ図

前述のとおり、TeamPageのジャーナルでは過去のどの時点へもリンクできます。面白いことに、編集によって「未来の」時点へのリンクを作ることができます。

下図の例で説明しましょう。記事1と、記事1へのリンクを含む記事2があるとします。記事2から見ると記事1は過去になるので、リンクできます。記事1を編集し、記事4へのリンクを挿入して投稿すると、変更内容は記事5として投稿されます。記事1の上に、記事4へのリンクを含む記事5が重なり、記事1'として表示されます。記事4へリンクしているのは記事5であり、記事5から見ると記事4は過去に当たります。けれども、ユーザーが記事1を表示すると、実際には記事1'が表示され、記事1からあたかも未来の記事4へのリンクが作成されているように見えます。

リンクと編集のイメージ図

TeamPageでは、記事録や日報の中の段落にコメントしたりタスクや予定を登録したりできます。また、あらゆる編集内容が記録され、必要に応じて過去の状態に戻せるようになっています。今回は、これらの特徴的な機能の裏側の仕組みや設計思想についてご紹介いたしました。ご興味のある方は、下記関連資料のリンク先をご覧ください。

関連資料

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ダグラス・エンゲルバート氏とトラクション・ソフトウェア社の歴史

クリス=ナズム Hyperkult 2015 会議ビデオ「思い出をたどり上げる旅」

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ITの歴史とTeamPageの設計思想の講演資料

2015/07/27 · · 投稿者 Takashi Okutsu

50 Years After As We May Think当社CTOのChristopher Nuzumがドイツの Hyperkult 2015 会議 にて講演を行い、その中でTeamPageとジャーナル(TeamPageのデータベース)の設計思想について語りました。

このブログでも過去に紹介したことがありますが、TeamPageは、ダグラス=エンゲルバート氏のNLSテッド=ネルソン氏のXanaduから大きな影響を受けた、ハイパーテキストのシステムです。

Christopherは、1980年代から脈々と続く歴史を振り返りつつ、現在のTeamPageの土台としてハイパーリンクがどのように生かされているかを紹介しました。

時々、世の中のコラボレーション ソフトウェアには、歴史的な視点が欠けているように思えることがあります。例えば、「まったく斬新なアイディアを形にしました」のような宣伝文句がよくあるでしょう。きっとそれは、コンピューター サイエンス学部でプログラミングやデータ構造の勉強ばかりしてきた新卒者がソフトウェアを作っていて、彼らはコンピューターの歴史を軽視しているか、あるいは「コンピューター黎明期、人々はパンチカードに穴を開けることでプログラムを組んでいた」という史実以外のことを知らないのでしょうね。

1996年、「As We May Think」の50周年をマサチューセッツ工科大で祝った後、そしてダグラス=エンゲルバート氏と長い時間話をして勇気づけられた後に、私は共同創立者としてTraction Software社(当時はTwisted Systemsという社名でしたが)を設立し、Memexにインスピレーションを受けたナレッジ用システムを設計しました。この講演では、当社製品のTraction TeamPageを支えるハイパーテキスト ジャーナル エンジンが、ヴァネヴァー・ブッシュ氏、ダグラス=エンゲルバート氏、そしてテッド=ネルソン氏からどのように知恵やアイディアを得て作られているかについてお話します。また、私達が採用しなかったアイディアやその理由についても少し触れます。そして、最後に、当時も今も実現していないいくつかのアイディアをお話します。

ご興味のある方は Tripping Up Memory Lane Script.pdf (14.2MB) をご覧ください。英語で書かれていますが、講演で使われた画像がたくさん含まれているので、分かりやすいかと思います。

2016/05/16 追記 - 講演ビデオが公開されました。クリス=ナズム Hyperkult 2015 会議ビデオ「思い出をたどり上げる旅」をご覧ください。

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メールによる報連相をもっと美味しくする方法

2015/07/04 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像昨日投稿したブログ記事「メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有」が、翻訳・要約されて米国サイトに掲載されました。

Eat your spinach: Email is good for you, but it could taste a lot better

日本語のホウレンソウ(報連相)がそのまま「spinach」(英語の「ほうれん草」)と訳されていますが、「spinach」には「あまり美味しくはないが、健康に良いという理由から多くの人が食べる」という意味があります。日本語のブログ記事では「メールでは情報共有しにくいけれど、みんなが使っている必須の業務連絡ツールだから、今後も使い続けるしかないよね」という内容をことを書きましたが、「ホウレンソウ」の直訳「spinach」がちょうど良い意訳になりました。

今回の当ブログ記事は、その英訳ブログ記事を再び日本語に翻訳した、逆輸入の意訳バージョンです。

photo credit: Spinach by Jason Bachman, on Flickr photopin (license)

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トラクション・ソフトウェア・インク(Traction Software 日本支店)の奥津代表は、「メールはホウレンソウのようなものだ」と言います。多くの人が、好むと好まざるとにかかわらず健康に良いという理由でホウレンソウを食べのと同じように、メールによるホウレンソウ(報連相)は、好むと好まざるとにかかわらず業務を「健康的に」進めるために今でも多くの場面で使われています。

社内や社外との業務連絡にメールを使っているお客様の業務改善に、彼はこれまでTeamPageを使って何件も関わってきました。その経験から、「メールをやめて社内ソーシャル(社内SNS)に乗り換えよう」と考えるのには無理があり、「社内ソーシャルを使ってメールを拡張・補完しよう」と考えるべきだ、と主張しています。7月3日に投稿された彼のブログ記事に、どのようにTeamPageでメールを拡張できるのかの説明がありますので、それを見てみましょう。

メールでTeamPageに投稿するのは簡単です。TeamPageの投稿用メールアドレスに送信されたメールは、送信元(From)アドレスを元にユーザーが判別され、自動的に記事またはコメントとして投稿されます。社外の顧客や取引先担当者にメールを送るとき、TeamPageの投稿用アドレスへCCするだけで、メールの内容をTeamPage上で共有できます。簡単ですね。

メールをCCするだけで簡単に社内共有できます

TeamPageに投稿されたとき、自分の興味や必要に応じてメールで通知を受けられます。通知のきめ細かさは、ユーザーごとに設定できます。例えば…

  • 特定のスペースの新しい記事(新スレッド作成)やコメント
  • 自分が投稿した記事への新しいコメント
  • 特定のタグが付いた新しい記事やコメント(特定のカテゴリの通知)
  • 「@ メンション」を使って自分に宛てられた投稿

…などです。

通知メールにメールで返信すると、その返信メールは自動的に該当スレッドにコメントとして投稿されます。このとき、ユーザーがメールに書いた返信部分だけが投稿され、メール中の引用部分は削除されます。(※ 使用するメールソフトによっては設定が必要)

しかし、通知の数を増やすとメールの数が増えて煩わしくなりますよね。そこで、TeamPageのダイジェスト機能を使いましょう。ダイジェストは、ユーザーごとの興味や必要に応じてカスタマイズできる、自動日報まとめ配信機能です。ダイジェストの内容はユーザーの読み取り権限でフィルタリングされます(読み取り権限の無い投稿はダイジェストに含まれない)ので安心です。

ダイジェストの例

優先度の高い仕事については何か動きがある度にメール通知をリアルタイムで受け、他の仕事については一日一回のダイジェストで全体的な動きをフォローすることができます。ダイジェストは標準で一日一回(毎朝)配信されるように設定されていますが、ユーザーごとに頻度を下げたり(例えば週一回の「週報」にする)、逆に頻度を上げたり(例えば午前と午後の、一日二回にする)できます。

最後に、彼のブログ記事のまとめを引用しましょう。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

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メールと仲良く!社内外ソーシャルで情報共有

2015/07/03 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像皆さんは仕事でメールを使っていますか?多くの方が「はい」と答えると思います。いわゆる社内ソーシャルが注目を浴びて久しいですが、まだ多くの企業で多くの業務連絡がメールで行われています。

「メールでは情報共有に限界があります。社内SNSを導入してメールの不満を解消しましょう。」

…そんな宣伝文句を見聞きすることも多いですが、「社内SNSは定着しにくい」「やっぱりメールはやめられない」という話もしばしば耳にします。

そこで今日は、メールによる業務スタイルをそのまま残しつつ、それをバックアップする形でTeamPageを導入し、社内の情報共有をする方法をご紹介します。

Icons from iconsmind.com/

メールをやめられない理由

どうしてメールをやめられないのでしょうか? その最大の理由は、1) 社内外コミュニケーションに必須のメールを今更やめられないからであり、2) 新しいツールに代えたくても導入コストが大きいからです。

いったんメールによる情報共有が文化として根付くと、抜け出すのはきわめて困難である。メールは組織内のみならず、組織外の情報伝達ツールとして必須となっているからだ。また、年配の方に新たなツールの操作を覚えてもらうのは敷居が高い。せっかくメールを使えるようになったのに、さらにグループウェアやSNSを覚えるのか、という話になるのがオチだ。

引用元 ascii.jp/elem/000...
情報共有ツールとしてのメールをなくすのはもうあきらめよう
風通しを良くしすぎない日本型の情報共有ツールはどこに?
大谷イビサ/TECH.ASCII.jp 2012

皆さんも、多くの業務において、自分宛てのメールを確認することが最も優先されることとなっているのではないでしょうか。皆さんがメールを送る相手もきっと同じはず。つまり、メールを優先する文化をお互いに共有しているわけですね。メールをやめるなんて、本当にできるのでしょうか。

メールをやめず、メールを補う

「メールをやめて、社内ソーシャルに乗り換えましょう」のように、メールと社内ソーシャル ツールは、二者択一の、対立するツールのように描かれがちです。しかし、TeamPageは対立するツールではありません。TeamPageは、メールで投稿できることを(も)特徴としており、ちょっとした「プラス」で簡単に情報共有を実現できます。そのプラスとは…

メールを送る時に、CCにTeamPageのメールアドレスを追加するだけ

…です。これなら簡単ですし、負担もありませんよね。

TeamPageにCCで送信する

社外の人も巻き込める

社外とのメール業務連絡も、TeamPageに投稿して、共有、管理できます。

社外の人も新たなことを覚える必要はありません。TeamPageの投稿アドレスがCCに含まれたメールに「全員に返信」すれば、自動的にTeamPageにCCで送信されて自動的に蓄積されていきます。

画像

メールのやりとりは自動的にTeamPage上でスレッド化されますので、いつでも過去にさかのぼって経緯を確認できます。タグや検索で見つることも容易です。

メールの投稿権限は閲覧や編集とは別のものです。蓄積データを社内(の一部)だけで共有することも、社外に公開することもできます。

自動でまとめて、関係者に配信してくれる

TeamPageに投稿されたとき、すぐにメールで通知を受けることもできます。自分が担当している案件に取引先からメール投稿があったときなど、リアルタイムで通知を受けたい場合に便利です。

しかし、投稿されるすべての情報をリアルタイムで受け取っていたら、通知の数が多くなって大変です。

そこで、ダイジェスト機能を使います。ダイジェストは、前回配信時からの新着や更新を自動的に整理して日報としてメール配信してくれる機能です。自分が担当しているわけではない案件は、一日一回、全体をザッと眺めて「何となく動向をつかむ」程度で良いことが多いと思います。そんな用途にぴったりです。

ちなみに、ダイジェストの配信頻度は、ユーザーごとに変更・追加できます。一日何回でも週一回でもOKです。必ずしも「日報として」配信されるわけではないのですが、ここでは分かりやすいように「日報」と表現しました。

ダイジェストのサンプル

まとめ

社内ソーシャルという言葉には、メールとはまったく別のツールであるかのような響きがあります。情報共有やメールの削減ないしは廃止を目的に社内ソーシャル導入を検討している方もいらっしゃるかもしれません。

たしかに社内ソーシャル ツールとメールとはかなり異なるツールではありますが、TeamPageならばメールの延長としてもっと手軽に使えますよ、というご紹介をいたしました。

もう既にホウレンソウをメールで行っていますよね。それを支援してくれる社内ソーシャルを検討されてはいかがでしょうか。「TeamPageにCCする」というちょっとしたプラスを加えるだけで、大きなプラスを得られますよ。

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チーム作業を効率化するポイントは「情報を散在させず、1箇所にまとめる」こと ... 社内の情報共有を進めるには、必要な情報がすばやく一箇所で得られることが大切です。メールで投稿された情報を整理整頓してダッシュボードに掲載すれば、メール蓄積情報がより使いやすくなります。

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社内外コラボレーションの壁と透明性

2015/06/18 · · 投稿者 Takashi Okutsu

フェンスソーシャルメディアが広く使われるようになり、こうしたツールを社外の顧客や取引先とのコラボレーションに活用しようという話はよく耳にします。しかし、いざ導入しようとすると、共有範囲を区分する壁の設計が問題になります。壁で隔てれば隔てるほど、社内での情報共有が進まず、情報がサイロ化してしまいます。しかし、壁を取り払ってしまうと、秘密やプライバシーの確保が難しくなります。

あなたが管理者ならば、しっかりとした壁をたくさん作って管理したいと思うかもしれません。同時にユーザーにとって使いやすくするにはどうすればいいでしょう。その答えは「壁の透明性」にあります。

Photo: Fort's fence wall by daveynin

社外用と社内用に必要な部屋

例えば、会計事務所が顧客とのやりとりにコラボレーション ツールを使用する場合、次のようなことが必要になります。

  • ある顧客と会計事務所の担当者だけが入れる「部屋」を用意する。
  • この「部屋」には他の顧客は入れない。(ある顧客の情報は他の顧客から見られない)
  • 担当者以外の事務所スタッフも「部屋」に入れる。(会計事務所内の情報共有のため)
  • 担当者は、自分た担当する他の顧客の「部屋」にも入れる。(1人の担当者が複数の顧客を担当するため)

下図ようなイメージです。

顧客対応の「部屋」の構成図

顧客にはその顧客用の部屋しか開放されていません。一方、会計事務所にはすべての顧客部屋が開放されていて、すべての部屋の中を高いところから見下ろして全体的な動向を見渡せます。

このような部屋をさらに用意することで、顧客だけでなく他の社外取引先とのコラボレーションにも広げられます。例えば、広告代理店、監査法人、技術パートナー企業、法律事務所…などの部屋を作り、特定の業務を部屋ごとに進めつつ、会計事務所スタッフが全社的の動向をつかめるようにできます。

また、例えば役員やマネージャーといった特定のグループ用のプライベートな部屋や、人事部の健康相談室といった特定の目的の部屋も作れます。

TeamPageでの部屋と権限

TeamPageでは、このような仕組みを次のように実現します。

  • すべての投稿データは検索エンジンのインデックスに登録されますが、検索エンジンは、検索を実行するユーザーの読み取り権限があるものだけを表示します。
  • タグ一覧や同じタグが付いた記事の一覧ページには、ユーザーの読み取り権限のあるものだけが表示されます。
  • ダッシュボードには部屋(スペース)の壁を超えてさまざまな条件で情報を集約できますが、すべて読み取り権限のあるものだけが表示されます。
  • 他の記事へのリンクは、リンク先の読み取り権限がある場合だけリンクとして動作します。読み取り権限がない場合は単なるテキストとして表示され、リンク先を参照できません。

社内スタッフにとって、顧客の部屋や社内部屋を隔てるものは透明な壁です。「どの顧客に関する情報なのか」や「社内のどの案件に関係する話なのか」を部屋番号から判断できますが、どの部屋にあるものでも(読み取り権限があれば)自由に取り出してコラボレーションに活かせます。

一方、TeamPageにログインした顧客が見える(読める)のは、共有部屋と自分用の部屋の情報だけです。他の顧客の部屋や会計事務所内の部屋は見えません。

壁を越えてのディスカッション

TeamPageでは、更にこの「透明な壁」を通してのコメントやディスカッションができるように設計されています。

例えば、顧客A社が製品レビューを顧客A社の部屋に投稿するとしましょう。この部屋で読み取り権限のある社内スタッフは、製品レビュー記事のあらゆる段落に対してコメントを付けられます。コメントを同じ部屋に投稿すれば、顧客A社も読める「お客様宛てのお返事」になりますが、このとき、別の社内専用の部屋に「お客様からは見えない、社内宛のメモ」として投稿することができます。

顧客Aがレビューした製品の開発を担当している社内スタッフがいるとします。彼は、レビュー記事の5段落目を読み、「これと同じような改善案は別の顧客B社からも先日寄せられたばかりだな」と思い出します。そして、この4段落目に顧客B社からの改善案へのリンクを記入し、社内の「開発部」部屋に投稿します。こうして、「開発部」部屋に場所を移してのディスカッションが始まります。このディスカッションを閲覧できるのは、「開発部」部屋の閲覧権限のある社内スタッフだけです。

投稿先スペースを変更

「開発部」でのディスカッションが終わったら、ディスカッションの内容をまとめ、「顧客A社」や「顧客B社」の部屋に投稿します。社内からは、レビュー記事から社内ディスカッションが始まり、その末に顧客へお知らせするまでの全体の流れが見えます。顧客は自分の投稿したレビューと社内ディスカッションの結論は読めますが、その間のディスカッションは読めません。

ディスカッションの先頭は顧客A社のレビュー記事5段落から派生しており、なおかつ顧客B社の改善案へのリンクを含むので、ディスカッションから元の話(顧客A社のレビューや顧客B社の改善案)へ遡ってアクセスできます。

別のスタッフが同じような話を顧客C社から受けたとき、TeamPageを検索すれば過去の社内ディスカッションが見つかります。ディスカッションを先頭には顧客A社レビューの第4段落への参照と顧客B社の改善案へのリンクがあるので、ディスカッションの背景や理由を簡単に確認できます。

社内「開発部」でのディスカッション

このように、TeamPageの複数のスペース構成は、社内外の立場(権限)の異なるグループでも同時に使える情報共有の場を提供します。立場(権限)によって部屋の壁の透明性が自動的に確保されます。同僚との打ち合わせは自分の席で、来客との打ち合わせは会議室で、社内検討事項があったらちょっと席を外して、くだけた話はランチタイムに食堂で…のように、話をする場所(部屋)を意識するだけで良いのです。

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仕事に役立つソーシャル機能

TeamPage 4.0 | ハイパーテキストを活かしたビジネス向けプラットフォーム

ダグラス・エンゲルバート氏とトラクション・ソフトウェア社の歴史

2015/05/19 · · 投稿者 Takashi Okutsu

AugumentTeamPageは、「ジャーナル」と呼ばれるデータベースを採用しています。このデータベースの源は、1960 年代にダグラス=エンゲルバート氏 (Doug Engelbart) が発明した、世界初のハイパーテキスト・システムである NLS (oN-Line System) にあります。TeamPageの時系列データベース構造、記事+段落IDによるアドレス指定、その他の多くの設計思想は、ダグラス氏の業績からヒントを得たものです。

※ジャーナルとは ... 英語で「日記、日誌、議事録など」または「日記、日誌、議事録などを書く」という意味の言葉です。また、コンピューター機器の通信記録や更新履歴などの情報を指します。

ダグラス氏とトラクション・ソフトウェア社の関係

1960年代の後半、ダグラス氏は、マウス、ハイパーテキストと映像を利用したインタラクティブなスクリーン、動的な要約抽出、その他の発明と共に、チームワークの向上と問題解決を目的とした「ジャーナル」を開発しました。

初のハイパーテキスト・ジャーナル・システムは、インターネットの前身である ARPANetネットワーク・インフォメーション・センターの一部として展開され、SRI ARPANet ノード 3 (いわゆるインターネットの第3接続ポイント) として始まりました。

トラクション・ソフトウェア社の社長であるグレッグ=ロイド (Greg Lloyd) は、ブラウン大学でコンピューター科学を学んでいた 1969年頃、アンディ=ヴァン =ダム氏 (Andy van Dam) とテッド=ネルソン氏 (Ted Nelson) による最初のハイパーテキスト・システムを通じて、ダグラス氏の業績のことをよく知るようになりました。1980年代後半にダグラス氏とアンディ氏がコンテキスト・コーポレーション社の技術顧問委員会のメンバーになり、グレッグは、そこで彼らと一緒に仕事をしていました。このコンテキスト社の製品「コンテキスト」は、航空機のメンテナンス用マニュアルなど向けの、更新履歴や初期のマークアップ言語 (SGML) サポートした、商業用ハイパーテキスト編集公開システムでした。

ダグラス氏とアンディ氏は、オレゴン州ポートランドにあるコンテキスト社を会合のためによく訪れ、グレッグはそこで一緒に食事したりハイパーテキストの歴史や進化について話したりしました。グレッグにとってダグラス氏はヒーローのような存在で、「彼の静かな微笑みと共に、鋭い判断力や深い理解力、先見性、分別のある振る舞いをよく覚えている」そうです。

ダグラス氏の「ジャーナル」とは?

さて、「ジャーナル」とは、どんなものなのでしょうか? 以下、ダグラス氏による説明を紹介します。

我々のジャーナル・システムは、1966年くらいの頃に思いついた仕組みです。個人でもグループでも使えて、コンピューター操作の下支えとなる仕組みで、ナレッジ業務のタイムライン的な管理を手助けするモノが欲しかったのです。そして、次の2つの理由から、早い段階で「ジャーナル」という言葉を思いつきました。(1975年)

  1. 記録を残しておくべき仕事(英語で「ジャーナル」という単語は「記録を残す」ことを意味します)において、出来事を後から変更できない方法で時間順に記録しておくことがとても重要に思われました。例えば、何かの企画に関わったり、計画の立案をしたり、大きなプロジェクトの問題解決を行ったり、状況を確認したりしたときの記録です。これらの記録を最初の状態のまま保存しておき、なおかつ後で統合・整理して使用できると良いと考えました。
  2. また、単に記録を残すだけでなく、関連する会話や問答も記録できるものがあると良いと考えました。

下図は、ダグラス氏の「高いパフォーマンス組織の実現に向けて〜グループウェアの戦略的な役割」からの引用です。(原文: 'Toward High-Performance Organizations: A Strategic Role for Groupware' Douglas C. Engelbart, Bootstrap Institute, June 1992 (AUGMENT,132811) - Doug Engelbart Foundation dougengelbart.org...

この図では、ナレッジの発達が次の 1 から 3 に分類されています。

  1. 会話や問答の記録: メモ、状況の報告、議事録、何かを決定するまでの経緯、デザインの根拠、変更要求、注釈、教訓
  2. 外部的なインテリジェンス: 記事、本、報告書、書類、会議の議事録、カタログやパンフレット、市場調査、業界の動向、競合の情報、仕入先の情報、顧客の情報、新しい技術や方法
  3. 知識的な生産物: 提案書、計画、予算、契約書、マイルストーン、デザイン仕様書、製品説明書、テスト計画やテスト結果、未解決問題

CODIAK Process

業務情報の蓄積と共有のためのTeamPageジャーナル

TeamPage は、この「ジャーナル」の思想を設計に取り入れていることからわかるように、日々の業務内容を記録・蓄積し、ナレッジとして共有できる仕事環境を提供します。

「日々の業務内容を記録・蓄積」と言っても、難しく考える必要はありません。多くの企業では、メールを使って日々の業務連絡を行っているのではないでしょうか。

TeamPage は、メールでの投稿をサポートしていますので、メールでのやりとりの際に投稿用メールアドレスにCCするだけで簡単に情報の蓄積や共有を実現できます。その際、キーワードによる自動タグ付け(自動カテゴライズ)もも可能です。

投稿された内容は、閲覧権限でフィルタリングされ、毎日ダイジェスト(まとめメール)として配信されます。TeamPageが自動的に日報を作成してくれるわけです。

社員が自分のノウハウを社内SNSで発信したり社員が日報を書いたりすることにはエネルギーが必要です。まずは、TeamPageで、社外パートナー企業、取引先、顧客とのメール会話をそのまま記録として残すことから初めてみてはいかがでしょうか。日々の仕事が自然と蓄積され、共有・配信され、ノウハウとなり、次のアクションにつなげられます。

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ダイジェスト メール配信機能

品質管理の仕事を楽にして、ISO監査でOKをもらう方法

2015/01/29 · · 投稿者 Takashi Okutsu

ISO監査員を喜ばせて、なおかつ仕事を楽にする方法TeamPageは、品質管理業務によく使われています。顧客からのクレームや現場からの不具合など、品質に関係する報告を登録するだけでなく、「その後、誰がどんな対応をしたのか」の経緯や「他のどんな問題と関係があるのか」といった関係性も残して共有できるので、品質管理業務にはもってこいなのです。

品質管理にはISO 9001という規格がありますが、今回はこのISO監査についてのTeamPage使用事例を紹介します。

業務プロセスやマニュアルの管理と共有

この企業は、元々はスウェーデンの軍事業界向けの小型精密機械の加工や精算を行っていました。近年では、大型車両向けの精密機器に重点的に取り組んでいます。品質管理のISO/​TS 16949認証と環境管理のISO 14001認証を取得済みで、高品質な製品生産力と顧客との親密なビジネス関係を誇ります。

同社のTeamPageは、「高度生産品質計画」(APQP: Advanced Product Quality Planning)と「生産部品承認」(PPAC: Product Part Approval」プロセスに使われています。それまでMicrosoft Wordで行ってきた業務プロセス管理や販売店マニュアル管理の約90%をTeamPageに移行しました。その結果、同社で働く全員がTeamPageにアクセスして、製品の構想から販売に至るまでの進捗確認や、問題の最新状況の共有、過去事例の検索、権限に応じた編集などができるようになりました。

ISO監査員が驚いた〜監査を楽々クリア

ここで紹介するのは、同社のISO監査にまつわるエピソードです。

「先週、監査員がやって来たのですが、業務プロセスの90%をTeamPageに移行済みで、業務プロセスからの発生した情報もみんなTeamPageに記録しているものですから、監査員たちは本当に大喜びでしたよ。私は「追加」ボタンをクリックし、テンプレートを使用した登録フォームを開き、新しい情報を追加するデモを見せたのですが、彼らは顎が外れるほど驚いていました。いやぁ、面白かったですね。彼らが何かに感心するなんてことは滅多にありませんから。

私たちがTeamPageで作った業務マニュアルは、40種類の機械作業員によって使われています。また、新しい業務マニュアルを作成したり、既存のマニュアルを改訂したりしています。

同じ日、まだ監査員が来社する前のことですが、ある顧客からクレームが届いたのです。このクレームは、私たちの製品やサービスに重大なものでした。私はすぐに「品質警告」をTeamPageに投稿しました(テンプレート機能を使用)。私が投稿した「品質警告」には作業員が調べるべき事がいくつか書かれていて、それによって私たちは顧客が満足する部品をまた供給できるようになったのです。

監査員たちが来社すると、彼らはこのクレーム対応に注目しました。私はTeamPageに記録されている一連の経緯を見せました。私の「品質警告」から始まって作業マニュアルの改訂に至るまでの流れです。監査員が「これは良いですね。でも、あなたは作業員と話をしたのですか?」と尋ねてきたので、「いいえ、その必要はありません。直接会って話もできたかもしれませんが、でも私は今日のこの監査の準備で忙しく、時間がなかったので。」と答えました。監査員は作業エリアに直接歩いて行って作業員に質問を始めました。監査員が驚くのを見て私はニンマリしましたよ。すべての作業員が何をすべきかを正確に理解していたのですから。素晴らしいです。今回も、いつもと同様に、品質警告と改善情報が現場に正しく伝わっていました。

私の専門的な仕事をとても楽にしてくれたトラクション・ソフトウェアに感謝します。」

お客様の役に立てて感謝されるのは清々しく気持ちが良いものですね。こちらこそ感謝いたします。

顧客や取引先など、社外コミュニケーションにも

ちなみに、上記で引用した謝礼は、米国のTeamPageサポートサイトにある同社専用のスペースに、同社の品質管理マネージャーが寄せたものです。TeamPageは、社内スペース(弊社メンバーのみ)、同社用スペース(同社と弊社メンバーで共用)、フォーラム スペース(すべてのユーザーに公開)など、閲覧・共有範囲の異なるスペースができるように設計されています。この仕組みにより、社内だけでなく社外とも安全に情報交換や情報共有ができます。

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Hello! Greetings from Takashi Okutsu

2014/12/19 · · 投稿者 Takashi Okutsu

画像皆様、こんにちは。私は、奥津岳と申します。横浜にある Traction Software の日本支店(トラクション・ソフトウェア・インク)の代表を務めています。

TeamPage には 2007 年から長く関わっています。前職では、株式会社アプライドナレッジにて技術サポート スタッフとして、TeamPage を通じて多くのお客様の業務改善のお手伝いをさせていただき、たくさんの経験を積むことができました。今年からはトラクション・ソフトウェア・インク代表として、お客様へのサポート、製品の紹介、経験に基づいたコンサルティングなどご提供しております。

私たちの製品 TeamPage は、とても柔軟性があり、様々な業務に適用できる製品/サービスであると自負しています。多くの方々に気に入っていただけることを願います。

トラクション・ソフトウェア・インクや製品/サービスにご興味がございましたら、お気軽に私のメールアドレス takashi@tractionsoftware.com までお問い合わせください。皆様からのご連絡をお待ちしております。

Hi everyone. I am delighted to introduce myself to you as a member of the Traction Software Team. As some of you know, my name is Takashi Okutsu, and I am the director of Traction Software's Japan Business Office, located in Yokohama.

I have worked for Applied Knowledge in Japan as technical support staff, and have a long association with TeamPage since 2007. During this job, I helped many customers to improve their business with TeamPage and got lots of experience.

I am very happy to keep supporting these customers, introducing our products to new clients, and consulting with all TeamPage customers based on my experience. I believe our product TeamPage is a flexible and adaptable tool and service for many customers and business areas, and hope you like it.

If you should need additional information regarding me or Japan Business Office, or if you need any help regarding TeamPage, please do not hesitate to contact me. You can email to takashi@tractionsoftware.com. I am looking forward to talk with you.

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